Gói liệu trình là nguồn thu lớn nhất của phần lớn spa: khách trả trước 5, 10, 20 buổi, spa có tiền ngay và có khách quay lại đều. Nhưng gói cũng là chỗ sổ sách spa rối nhất, vì tiền vào một lần mà việc làm rải ra nhiều tháng. Bài này nói về hai con số spa phải theo dõi riêng, và cách làm dù ghi sổ hay dùng phần mềm.
Hai con số phải tách ra
Tiền đã thu là số tiền vào két khi khách mua gói. Doanh thu đã thực hiện là giá trị các buổi đã làm. Ví dụ: gói trị mụn 10 buổi giá 5 triệu, khách đã làm 4 buổi. Tiền đã thu là 5 triệu; doanh thu đã thực hiện là 2 triệu; spa còn nợ khách 6 buổi tương đương 3 triệu.
Ba triệu đó là công thợ và vật tư spa sẽ phải bỏ ra trong những tháng tới. Nếu tháng này chi hết 5 triệu vì thấy "có lãi", tháng sau khách quay lại làm 6 buổi còn lại thì spa làm không công.
Ví dụ một tháng nhìn hai cách
| Tháng 7 | Tháng 8 | |
|---|---|---|
| Gói bán được | 20 gói × 5 triệu = 100 triệu | 6 gói × 5 triệu = 30 triệu |
| Buổi đã làm (cả gói cũ và mới) | 90 buổi × 500 nghìn = 45 triệu | 150 buổi × 500 nghìn = 75 triệu |
| Nhìn theo tiền thu | Tháng rất tốt | Tháng tệ |
| Nhìn theo buổi đã làm | Bình thường | Tháng bận nhất, lãi thật |
Cùng một spa, hai cách nhìn cho hai kết luận ngược nhau. Chủ spa quyết định chạy khuyến mãi, tuyển thêm thợ hay cắt chi phí dựa trên cách nhìn thứ nhất sẽ quyết định sai.
Theo dõi buổi còn lại: ghi sổ được đến đâu
Spa nhỏ thường có một cuốn sổ hoặc file Excel: mỗi khách một dòng, mỗi buổi gạch một ô. Cách này chạy được khi dưới 30 khách đang có gói. Vượt con số đó bắt đầu có ba vấn đề:
- Kỹ thuật viên làm xong trong phòng, ra quầy thì lễ tân bận, quên gạch. Vài lần như vậy số trên sổ nhiều hơn số thật.
- Khách hỏi "em còn mấy buổi" phải lật sổ tìm, và khi khách nhớ khác thì không có gì để đối chiếu ngoài chữ viết tay.
- Không tính được tổng buổi còn nợ toàn spa — con số cần nhất để biết tháng tới cần bao nhiêu thợ, bao nhiêu vật tư.
Cách làm với phần mềm
Việc cốt lõi chỉ có một: trừ buổi ngay lúc làm xong, tại phòng, do chính kỹ thuật viên bấm. Khi có bản ghi đó, mọi thứ còn lại tự ra: khách còn mấy buổi, ai làm buổi nào, doanh thu đã thực hiện tháng này, và tổng buổi spa còn nợ.
Phần mềm nên có thêm ba thứ: cảnh báo khách còn 1–2 buổi để bán gói mới; danh sách khách còn buổi mà lâu chưa quay lại để nhắc; và báo cáo tách rõ tiền đã thu, doanh thu đã thực hiện, giá trị còn nợ khách. Phần mềm quản lý spa Ordersys làm đúng ba việc này, kỹ thuật viên trừ buổi trên điện thoại ngay trong phòng.
Một lưu ý về hoá đơn điện tử
Với gói trả trước, thời điểm lập hoá đơn tính từ lúc nhận tiền, không phải lúc làm xong buổi cuối. Spa bán nhiều gói vì vậy chạm ngưỡng 1 tỷ đồng doanh thu một năm sớm hơn chủ tưởng, và thuộc diện phải xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025. Tra thử spa mình có thuộc diện không mất 30 giây.
