Hết hàng bán chạy thì mất khách, nhập dư thì chôn vốn. Hầu hết cửa hàng nhỏ nhập theo cảm giác "thấy vơi thì gọi". Cách chắc hơn là đặt cho mỗi mặt hàng một con số: tồn tối thiểu — xuống tới mức đó là phải đặt hàng, không đợi hết.
Tồn tối thiểu tính thế nào
Công thức gốc chỉ có hai phần:
| Phần | Cách tính | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Lượng bán trong lúc chờ hàng | Bán trung bình mỗi ngày × số ngày từ lúc đặt tới lúc hàng về | Đặt xong vẫn phải có hàng bán tới khi hàng mới về |
| Tồn an toàn | Bán trung bình mỗi ngày × số ngày dự phòng | Phòng khi bán mạnh hơn thường hoặc nhà cung cấp giao trễ |
Tồn tối thiểu = (số ngày chờ hàng + số ngày dự phòng) × bán trung bình mỗi ngày.
Máy tính điểm đặt hàng
Số mặc định là ví dụ. "Bán trung bình mỗi ngày" nên lấy từ 4–8 tuần gần nhất, bỏ các ngày có khuyến mãi lớn. Hàng bán theo mùa thì tính lại khi vào mùa.
Đặt số ngày dự phòng bao nhiêu
- Nhà cung cấp giao đều, gần: 2–3 ngày là đủ.
- Hàng nhập xa, hay trễ: 5–7 ngày.
- Hàng kéo khách (khách vào vì món đó rồi mua thêm món khác): để dư hơn — hết món này mất cả giỏ hàng.
- Hàng có hạn dùng ngắn: để ít, nhập thưa lượng nhỏ; tồn an toàn cao mà hết hạn là lỗ gấp đôi.
Ba lỗi hay gặp
- Một con số cho cả trăm mặt hàng. "Còn 5 cái thì nhập" đúng với hàng bán 1 cái/ngày, sai với hàng bán 10 cái/ngày.
- Không sửa khi bán thay đổi. Mặt hàng từ bán chạy thành bán chậm mà tồn tối thiểu vẫn cao — cứ thế nhập dư.
- Tồn trên máy sai. Tồn tối thiểu chỉ có nghĩa khi số tồn đúng; nhập hàng không quét, bán không trừ thì cảnh báo báo sai. Kiểm kho định kỳ: 5 bước kiểm kho.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm bán lẻ Ordersys cho đặt tồn tối thiểu theo từng mặt hàng (kể cả từng size, màu) và cảnh báo khi tồn chạm mức đó; báo cáo hàng bán chạy cho biết con số bán trung bình để đặt mức cho đúng. Xem phần mềm quản lý bán lẻ Ordersys.
Đọc tiếp: xem lãi từng mặt hàng.
Ordersys has editions for restaurants and for retail stores: checkout, stock, reports and e-invoices, with on-site setup and training.
Other news
Selling set menus and meal combos in a restaurant: setting them up so the kitchen, stock and counter agree
Set up a set as an ordinary dish and the kitchen does not know what "Set B" contains, stock does not deduct ingredients, and swaps are edited by hand at the counter. How a set menu differs from a combo, how to set up dish groups, default dishes and extra charges, and what the kitchen, the bill and stock see when a combo is sold.
Unit of measure conversion: buy by the case, sell single items and keep stock accurate
When the stock book counts cases and the counter counts pieces, the two numbers cannot be compared at month end. Three ways of setting up items that throw stock off, how to set up unit conversion in the software, receiving by the case while stock counts in cans, and a few rules worth agreeing on in the stockroom.
Fingerprint time clock connected to software: hours go straight into payroll
A fingerprint device stops buddy punching, but it only records punch times. What the device does and what needs HR software, four steps from a finger on the scanner to a payslip, five things to do before buying a device, and how to handle a finger the device will not recognise.
Coffee shop shift handover: closing the shift, reconciling cash and taking over cleanly
A rushed handover of one sentence, "there's about two million in the drawer", means that when the cash is short at night nobody knows which shift it came from. Three things to settle at handover, five steps to close and open a shift in the software, what the shift details show the owner, and a few rules worth posting at the counter.
Revenue reports by stylist at a hair salon: how to read them fairly
A revenue-by-stylist table is easily read as a ranking, yet stylists on the evening shift, those taking colouring and perming, or shampoo assistants have very different numbers. Where the data comes from, which column answers which question, how to compare fairly, and using the report to finalise commission, assign customers and train staff.
Showing the running total for a billiards table in play: give customers the right number before checkout
When customers ask "how much are we at?" and staff do the sum in their head, the bill at payment often differs and arguments follow. Two ways to see the running total in the software, what the provisional invoice includes, when the number still changes, pausing with a trail, and logging items added after an interim print.
Managing tips for karaoke room servers: recording and sharing them transparently
Karaoke guests tip in cash, by adding to the bill or by overpaying a transfer. The last two pass through the venue's fund, and if nobody records them, suspicion follows. Three kinds of tips and where the money sits, individual or pooled tips, recording tips at payment, and paying them out at shift end transparently.
Duplicate customers in your list: how to merge them without losing history
One customer with three profiles means points split three ways, never reaching a higher tier, and reports counting them as new customers. Five sources of duplicates, the signs to look for, how to merge while keeping purchase history and loyalty points, and counter habits that stop duplicates from the start.
Booking deposits for nail salons in peak season: who to ask, what to say, where the money goes
In peak season, every missed booking wastes a prime time slot of your best technician. Which bookings need a deposit and which do not, three things to say when you take one, which technician it holds, and how the deposit moves through the software so the cash fund still matches at the end of the day.
