Hóa đơn chiết khấu thương mại ghi âm hay dương?

Trong quá trình kinh doanh, chiết khấu thương mại là một chính sách phổ biến để thúc đẩy doanh số. Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn cho khoản chiết khấu này thường gây ra nhiều băn khoăn cho kế toán, đặc biệt là câu hỏi: Hóa đơn chiết khấu thương mại ghi âm hay dương? Có được phép xuất hóa đơn giá trị âm không?

Bài viết này Ordersys Software sẽ giải đáp chi tiết, rõ ràng các vấn đề trên dựa trên quy định pháp luật hiện hành, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng và tránh các rủi ro về thuế.

Xem thêm => Lập - Xuất hoá đơn thay thế có cần biên bản không? lưu ý gì?

Hóa đơn chiết khấu thương mại là gì?

Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ với số lượng lớn. Khoản chiết khấu này phải được thể hiện rõ trong các chính sách bán hàng hoặc hợp đồng kinh tế giữa hai bên.

Hóa đơn chiết khấu thương mại là chứng từ (hóa đơn) được lập để ghi nhận khoản giảm trừ này. Có hai trường hợp lập hóa đơn chiết khấu thương mại:

Trường hợp 1: Chiết khấu trên từng lần mua hàng. Khoản chiết khấu được trừ trực tiếp trên hóa đơn của lần mua hàng đó. Giá trên hóa đơn là giá đã giảm. Trường hợp này khá đơn giản và ít gây nhầm lẫn.

Trường hợp 2: Chiết khấu theo chương trình, theo kỳ. Khách hàng đạt được mức doanh số nhất định sau nhiều lần mua hàng trong một kỳ (tháng, quý, năm). Khi kết thúc kỳ, người bán mới lập một hóa đơn riêng để ghi nhận tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng. Đây là trường hợp gây ra nhiều thắc mắc nhất.

Bài viết này Ordersys sẽ tập trung vào Trường hợp 2, khi phải lập một hóa đơn riêng cho khoản chiết khấu thương mại.

Bạn có biết => Hoá đơn bị điều chỉnh có kê khai thuế không? Khai kỳ nào? Khai như thế nào?

Hóa đơn chiết khấu thương mại ghi âm hay dương?

Đây là câu hỏi cốt lõi và câu trả lời dứt khoát là: HÓA ĐƠN CHIẾT KHẤU THƯƠNG MẠI PHẢI GHI SỐ DƯƠNG.

Theo quy định tại điểm e, khoản 1, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử:

"Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót... cần điều chỉnh tăng, giảm số lượng hàng hóa, giá bán, tiền thuế GTGT... thì thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh... Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.

Nội dung điều chỉnh (tăng, giảm) được ghi số dương (+).

Dấu của giá trị điều chỉnh được thể hiện ở phần ghi chú/diễn giải trên hóa đơn là “điều chỉnh tăng” hoặc “điều chỉnh giảm”.

Như vậy, hóa đơn chiết khấu thương mại bản chất là một hóa đơn điều chỉnh giảm cho các hóa đơn bán hàng đã lập trước đó. Vì vậy, khi lập hóa đơn này:

Tiền hàng, tiền thuế GTGT của khoản chiết khấu phải được ghi bằng số dương.

Phần nội dung hoặc ghi chú trên hóa đơn phải thể hiện rõ đây là khoản "Điều chỉnh giảm" hoặc "Chiết khấu thương mại" cho các hóa đơn nào.

Ví dụ: Công ty A chiết khấu cho Công ty B 10.000.000 VNĐ (chưa VAT), thuế GTGT 10% là 1.000.000 VNĐ. Hóa đơn sẽ được ghi như sau:

Tên hàng hóa, dịch vụ: Chiết khấu thương mại cho các hóa đơn số 001, 002... từ ngày... đến ngày...

Thành tiền: 10.000.000

Tiền thuế GTGT (10%): 1.000.000

Tổng tiền thanh toán: 11.000.000

Ghi chú: Điều chỉnh giảm cho các hóa đơn số 001, 002... theo chính sách bán hàng.

3. Hóa đơn chiết khấu thương mại có được xuất âm không?

Từ quy định trên, câu trả lời rõ ràng là: KHÔNG, TUYỆT ĐỐI KHÔNG ĐƯỢC XUẤT HÓA ĐƠN CHIẾT KHẤU THƯƠNG MẠI CÓ GIÁ TRỊ ÂM.

Việc ghi số âm trên hóa đơn là một lỗi sai nghiêm trọng, vi phạm quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Lỗi sai này xuất phát từ thói quen cũ khi còn áp dụng các quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực), nơi việc ghi âm trên hóa đơn điều chỉnh được chấp nhận.

Hệ quả của việc xuất hóa đơn âm:

- Hóa đơn không hợp lệ, không hợp pháp.
- Cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp hủy hóa đơn sai và lập lại hóa đơn điều chỉnh đúng quy định.
- Có nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
- Cả bên bán và bên mua đều gặp khó khăn trong việc kê khai thuế GTGT.

Tìm hiểu thêm => Hộ kinh doanh có bắt buộc phải xuất hóa đơn? Xuất như thế nào?

4. Những lưu ý quan trọng khi xuất Hóa đơn chiết khấu thương mại

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

Căn cứ pháp lý rõ ràng: Khoản chiết khấu thương mại phải được quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế hoặc trong chính sách bán hàng của công ty. Đây là cơ sở để lập hóa đơn và giải trình với cơ quan thuế khi cần.

Lập biên bản thỏa thuận (Khuyến khích): Dù không bắt buộc, việc lập một biên bản thỏa thuận hoặc phụ lục hợp đồng ghi nhận số tiền chiết khấu cuối kỳ giữa hai bên là rất nên làm. Biên bản này sẽ là chứng từ bổ sung, củng cố tính hợp lệ của hóa đơn.

Ghi đúng và đủ nội dung trên hóa đơn:

- Ghi rõ nội dung: "Chiết khấu thương mại cho hàng hóa tại hóa đơn Mẫu số... Ký hiệu... Số... Ngày... Tháng... Năm...". Nếu chiết khấu cho nhiều hóa đơn, có thể lập bảng kê đi kèm.
- Giá trị: Ghi số tiền chiết khấu (tiền hàng và tiền thuế tương ứng) bằng SỐ DƯƠNG.
- Phần ghi chú: Ghi rõ "Hóa đơn này điều chỉnh giảm cho hóa đơn/các hóa đơn...".

Kê khai thuế đúng cách:

- Bên bán (Người xuất hóa đơn): Kê khai hóa đơn chiết khấu này vào kỳ phát sinh, làm giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Trên tờ khai thuế GTGT, giá trị này được ghi vào chỉ tiêu [32] và [33] (nếu điều chỉnh giảm) trên tờ khai 01/GTGT.
- Bên mua (Người nhận hóa đơn): Kê khai hóa đơn này vào kỳ nhận được hóa đơn, làm giảm giá trị hàng mua vào và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Kê khai điều chỉnh giảm tại chỉ tiêu [37] và [38] trên tờ khai 01/GTGT.

Tóm lại, quy định hiện hành đã rất rõ ràng: Hóa đơn chiết khấu thương mại phải ghi giá trị dương và không được phép xuất hóa đơn âm. Bản chất của nó là một hóa đơn điều chỉnh giảm, và việc ghi chú "điều chỉnh giảm" đã thể hiện đúng tính chất của giao dịch.

Việc nắm vững và thực hiện đúng các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong công tác kế toán, tránh được những rủi ro không đáng có.