Trong quá trình kinh doanh, chiết khấu thương mại là một chính sách phổ biến để thúc đẩy doanh số. Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn cho khoản chiết khấu này thường gây ra nhiều băn khoăn cho kế toán, đặc biệt là câu hỏi: Hóa đơn chiết khấu thương mại ghi âm hay dương? Có được phép xuất hóa đơn giá trị âm không?
Bài viết này Ordersys Software sẽ giải đáp chi tiết, rõ ràng các vấn đề trên dựa trên quy định pháp luật hiện hành, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng và tránh các rủi ro về thuế.
Xem thêm => Lập - Xuất hoá đơn thay thế có cần biên bản không? lưu ý gì?
Hóa đơn chiết khấu thương mại là gì?
Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ với số lượng lớn. Khoản chiết khấu này phải được thể hiện rõ trong các chính sách bán hàng hoặc hợp đồng kinh tế giữa hai bên.
Hóa đơn chiết khấu thương mại là chứng từ (hóa đơn) được lập để ghi nhận khoản giảm trừ này. Có hai trường hợp lập hóa đơn chiết khấu thương mại:
Trường hợp 1: Chiết khấu trên từng lần mua hàng. Khoản chiết khấu được trừ trực tiếp trên hóa đơn của lần mua hàng đó. Giá trên hóa đơn là giá đã giảm. Trường hợp này khá đơn giản và ít gây nhầm lẫn.
Trường hợp 2: Chiết khấu theo chương trình, theo kỳ. Khách hàng đạt được mức doanh số nhất định sau nhiều lần mua hàng trong một kỳ (tháng, quý, năm). Khi kết thúc kỳ, người bán mới lập một hóa đơn riêng để ghi nhận tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng. Đây là trường hợp gây ra nhiều thắc mắc nhất.
Bài viết này Ordersys sẽ tập trung vào Trường hợp 2, khi phải lập một hóa đơn riêng cho khoản chiết khấu thương mại.
Bạn có biết => Hoá đơn bị điều chỉnh có kê khai thuế không? Khai kỳ nào? Khai như thế nào?
Hóa đơn chiết khấu thương mại ghi âm hay dương?
Đây là câu hỏi cốt lõi và câu trả lời dứt khoát là: HÓA ĐƠN CHIẾT KHẤU THƯƠNG MẠI PHẢI GHI SỐ DƯƠNG.
Theo quy định tại điểm e, khoản 1, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử:
"Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót... cần điều chỉnh tăng, giảm số lượng hàng hóa, giá bán, tiền thuế GTGT... thì thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh... Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
Nội dung điều chỉnh (tăng, giảm) được ghi số dương (+).
Dấu của giá trị điều chỉnh được thể hiện ở phần ghi chú/diễn giải trên hóa đơn là “điều chỉnh tăng” hoặc “điều chỉnh giảm”.
Như vậy, hóa đơn chiết khấu thương mại bản chất là một hóa đơn điều chỉnh giảm cho các hóa đơn bán hàng đã lập trước đó. Vì vậy, khi lập hóa đơn này:
Tiền hàng, tiền thuế GTGT của khoản chiết khấu phải được ghi bằng số dương.
Phần nội dung hoặc ghi chú trên hóa đơn phải thể hiện rõ đây là khoản "Điều chỉnh giảm" hoặc "Chiết khấu thương mại" cho các hóa đơn nào.
Ví dụ: Công ty A chiết khấu cho Công ty B 10.000.000 VNĐ (chưa VAT), thuế GTGT 10% là 1.000.000 VNĐ. Hóa đơn sẽ được ghi như sau:
Tên hàng hóa, dịch vụ: Chiết khấu thương mại cho các hóa đơn số 001, 002... từ ngày... đến ngày...
Thành tiền: 10.000.000
Tiền thuế GTGT (10%): 1.000.000
Tổng tiền thanh toán: 11.000.000
Ghi chú: Điều chỉnh giảm cho các hóa đơn số 001, 002... theo chính sách bán hàng.
3. Hóa đơn chiết khấu thương mại có được xuất âm không?
Từ quy định trên, câu trả lời rõ ràng là: KHÔNG, TUYỆT ĐỐI KHÔNG ĐƯỢC XUẤT HÓA ĐƠN CHIẾT KHẤU THƯƠNG MẠI CÓ GIÁ TRỊ ÂM.
Việc ghi số âm trên hóa đơn là một lỗi sai nghiêm trọng, vi phạm quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Lỗi sai này xuất phát từ thói quen cũ khi còn áp dụng các quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực), nơi việc ghi âm trên hóa đơn điều chỉnh được chấp nhận.
Hệ quả của việc xuất hóa đơn âm:
- Hóa đơn không hợp lệ, không hợp pháp.
- Cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp hủy hóa đơn sai và lập lại hóa đơn điều chỉnh đúng quy định.
- Có nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
- Cả bên bán và bên mua đều gặp khó khăn trong việc kê khai thuế GTGT.
Tìm hiểu thêm => Hộ kinh doanh có bắt buộc phải xuất hóa đơn? Xuất như thế nào?
4. Những lưu ý quan trọng khi xuất Hóa đơn chiết khấu thương mại
Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
Căn cứ pháp lý rõ ràng: Khoản chiết khấu thương mại phải được quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế hoặc trong chính sách bán hàng của công ty. Đây là cơ sở để lập hóa đơn và giải trình với cơ quan thuế khi cần.
Lập biên bản thỏa thuận (Khuyến khích): Dù không bắt buộc, việc lập một biên bản thỏa thuận hoặc phụ lục hợp đồng ghi nhận số tiền chiết khấu cuối kỳ giữa hai bên là rất nên làm. Biên bản này sẽ là chứng từ bổ sung, củng cố tính hợp lệ của hóa đơn.
Ghi đúng và đủ nội dung trên hóa đơn:
- Ghi rõ nội dung: "Chiết khấu thương mại cho hàng hóa tại hóa đơn Mẫu số... Ký hiệu... Số... Ngày... Tháng... Năm...". Nếu chiết khấu cho nhiều hóa đơn, có thể lập bảng kê đi kèm.
- Giá trị: Ghi số tiền chiết khấu (tiền hàng và tiền thuế tương ứng) bằng SỐ DƯƠNG.
- Phần ghi chú: Ghi rõ "Hóa đơn này điều chỉnh giảm cho hóa đơn/các hóa đơn...".
Kê khai thuế đúng cách:
- Bên bán (Người xuất hóa đơn): Kê khai hóa đơn chiết khấu này vào kỳ phát sinh, làm giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Trên tờ khai thuế GTGT, giá trị này được ghi vào chỉ tiêu [32] và [33] (nếu điều chỉnh giảm) trên tờ khai 01/GTGT.
- Bên mua (Người nhận hóa đơn): Kê khai hóa đơn này vào kỳ nhận được hóa đơn, làm giảm giá trị hàng mua vào và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Kê khai điều chỉnh giảm tại chỉ tiêu [37] và [38] trên tờ khai 01/GTGT.
Tóm lại, quy định hiện hành đã rất rõ ràng: Hóa đơn chiết khấu thương mại phải ghi giá trị dương và không được phép xuất hóa đơn âm. Bản chất của nó là một hóa đơn điều chỉnh giảm, và việc ghi chú "điều chỉnh giảm" đã thể hiện đúng tính chất của giao dịch.
Việc nắm vững và thực hiện đúng các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong công tác kế toán, tránh được những rủi ro không đáng có.
Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ/năm phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Ordersys bán hàng và xuất hoá đơn trong một bước.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
