Khách nhắn Zalo hỏi "mai 3h có trống không chị". Lễ tân đang làm dở, nửa tiếng sau mới trả lời, khách đã đặt chỗ khác. Đây là cách spa mất khách nhiều nhất mà không ai ghi vào sổ, vì khách không đến thì không có gì để ghi.
Quét QR đặt lịch chạy thế nào
- Khách quét mã QR — dán ở quầy, trên gương phòng, in trên card, đặt trong bài đăng Facebook.
- Mã mở trang đặt hẹn của spa ngay trên điện thoại khách. Không phải tải app.
- Khách chọn dịch vụ, chọn ngày giờ, chọn kỹ thuật viên nếu muốn, để lại tên và số điện thoại.
- Lịch vào thẳng hệ thống. Hệ thống sắp theo kỹ thuật viên và tự gửi nhắc hẹn để giảm khách quên.
Spa được gì
| Trước | Sau |
|---|---|
| Khách nhắn lúc 22h, sáng mai mới trả lời | Khách tự đặt lúc 22h, 22h01 đã có lịch |
| Lễ tân vừa làm vừa trả tin, hay sót | Lễ tân chỉ xác nhận lại, không phải chốt giờ |
| Lịch nằm rải ở Zalo, Facebook, sổ giấy | Một chỗ duy nhất, ai xem cũng thấy như nhau |
| Không biết khách muốn khung giờ nào | Nhìn được giờ nào khách hay chọn, giờ nào ế |
Đặt QR ở đâu thì khách mới quét
- Tại quầy thu ngân, ngay lúc khách vừa làm xong và đang hài lòng nhất. Đây là chỗ hiệu quả nhất, hơn hẳn mọi vị trí khác — đặt lịch lần sau ngay khi chưa ra khỏi cửa.
- Trên gương phòng trị liệu, khách nằm chờ có thời gian rảnh.
- Trong bài đăng và ảnh bìa Facebook, Zalo OA, kèm một câu rõ: "Quét để chọn giờ, không cần nhắn tin".
- Trên card và hoá đơn khách mang về.
Khách lớn tuổi không quét được thì sao
Đây là lo lắng chính đáng, và câu trả lời là không bỏ kênh cũ. QR thêm một đường, không thay đường nào. Khách quen vẫn gọi điện, vẫn nhắn Zalo. Nhưng phần lớn khách trẻ sẽ tự đặt — và đó chính là phần đang rơi rụng vì trả lời chậm.
Ba thứ phải chuẩn bị trước khi dán mã
- Danh sách dịch vụ và thời lượng đúng. Khai gội dưỡng 30 phút mà thực tế làm 60 phút thì lịch sẽ chồng nhau ngay tuần đầu.
- Số kỹ thuật viên và số giường/phòng. Đây là thứ chặn số lịch nhận được cùng một khung giờ. Khai thiếu thì nhận quá tải, khai thừa thì bỏ trống khách.
- Ai xác nhận lại và trong bao lâu. Nên có người gọi xác nhận trong vòng vài giờ, nhất là với lịch của khách mới.
Đừng nhầm với QR thanh toán
Ba loại mã QR trong spa làm ba việc khác nhau, đừng dán lẫn: mã đặt lịch mở trang chọn giờ, mã thanh toán mở app ngân hàng, mã chấm công dành cho nhân viên. Dán nhầm chỗ là khách quét xong không hiểu chuyện gì.
Nó nằm ở đâu trong phần mềm
Đặt lịch online là tính năng có sẵn của phần mềm quản lý spa Ordersys, cùng với quản lý gói liệu trình, tính hoa hồng kỹ thuật viên và nhắc hẹn tự động. Xem phần mềm quản lý spa, nail, salon tóc.
Đọc tiếp: spa nhận đặt lịch qua QR giảm trống giường thế nào và khách đặt lịch spa rồi không đến: mất bao nhiêu và cách giảm.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
