Một quán đơn lẻ thì nhân sự nằm gọn trong đầu người chủ: ai làm ca nào, ai hay xin nghỉ, tháng này ai được tăng lương. Mở đến điểm thứ ba thì trí nhớ hết tác dụng, mà thứ thay nó thường chỉ là ba file Excel ở ba máy khác nhau. Chủ chuỗi khi đó không trả lời nổi hai câu đơn giản: cả chuỗi đang có bao nhiêu người, và tháng rồi chi bao nhiêu cho nhân sự. Bài này nói về cách dựng một hệ nhân sự dùng chung cho nhiều điểm, tức là chia việc giữa chủ chuỗi và quản lý từng quán.
Một hồ sơ nhân viên, dùng chung cho cả chuỗi
Việc đầu tiên khi gom ba file lại là chấp nhận một nguyên tắc: mỗi người chỉ có một hồ sơ duy nhất trong hệ thống, gắn với chi nhánh đang làm chứ không thuộc về chi nhánh đó. Nhờ vậy khi chuyển một bạn phục vụ từ điểm A sang điểm B, hồ sơ đi theo người: giấy tờ, hợp đồng và ngày hết hạn, chức danh, lương cơ bản và phụ cấp, lịch sử tăng lương, lịch sử chuyển chi nhánh. Không ai phải khai lại từ đầu, và cũng không còn chuyện một người tồn tại hai lần ở hai bảng lương.
Hồ sơ tập trung còn giữ lại vài thứ hay rơi rụng khi quán đông: hợp đồng sắp hết hạn và người sắp hết thử việc đều được nhắc trước, thay vì phát hiện lúc cần đến giấy tờ — xem thêm bài quản lý hợp đồng lao động và nhắc gia hạn.
Việc nào để ở quán, việc nào giữ ở chủ chuỗi
Chuỗi hay hỏng vì một trong hai thái cực: chủ ôm hết nên đơn nghỉ phép nào cũng chờ chủ duyệt, hoặc buông hết nên mỗi quán tự đặt luật. Cách chia dưới đây là mức phần lớn chuỗi nhà hàng, cafe vài ba điểm thấy dễ sống.
| Việc | Ai làm |
|---|---|
| Xếp ca tuần, duyệt đổi ca, duyệt nghỉ phép ngắn | Quản lý quán. Người ở đó mới biết ca nào đang thiếu người. |
| Tạo hồ sơ, ký hợp đồng, đặt mức lương và phụ cấp | Chủ chuỗi hoặc kế toán. Đây là chỗ sinh ra tiền nên không để mỗi điểm tự quyết. |
| Quy tắc tính công: giờ chuẩn, mức làm thêm, phạt đi muộn | Chủ chuỗi đặt khung chung, từng chi nhánh chỉnh phần khác biệt. |
| Chốt bảng công cuối tháng | Quản lý quán duyệt trước, kế toán soát lại rồi khoá. |
| Xem bảng lương và chi phí nhân sự toàn chuỗi | Chỉ chủ chuỗi và kế toán. |
Chia việc trên giấy chưa đủ; phần mềm phải chặn được. Phân quyền theo cửa hàng nghĩa là quản lý điểm A mở máy chỉ thấy người của điểm A, không xem được lương điểm B. Nguyên tắc này giống phân quyền trên phần mềm bán hàng: ai cần gì thấy nấy, không phải vì nghi ngờ mà vì càng ít người nhìn thấy số lương thì càng ít chuyện.
Khung chung, nhưng mỗi điểm vẫn khác nhau một chút
Quán cafe mở 6 giờ sáng, quán nhậu cùng chuỗi đóng lúc 1 giờ đêm — bắt hai nơi dùng chung một bộ quy tắc là tự làm khó. Quy tắc cài được theo từng chi nhánh, nên điểm bán đêm có phụ cấp ca đêm còn điểm sáng thì không, giờ chuẩn mỗi ca cũng khác. Phần giữ chung là cách tính: làm thêm giờ, đi muộn về sớm đều lấy từ dữ liệu chấm công theo quy tắc đã cài, không ai ngồi gõ tay. Nhân viên gửi đơn nghỉ phép, xin đổi ca, đăng ký tăng ca ngay trên điện thoại và quản lý duyệt cũng trên điện thoại, theo cách bài duyệt nghỉ phép, đổi ca và tăng ca mô tả.
Cuối tháng: một bảng lương, chi phí tách theo từng điểm
Đích đến của cả hệ thống là cuối tháng chỉ còn việc xem chứ không phải việc gõ. Bảng lương lên sẵn từ công đã chấm: lương cơ bản, làm thêm, phụ cấp, hoa hồng lấy thẳng từ doanh số bán, bảo hiểm và các khoản trừ. Phiếu lương gửi riêng từng người để họ tự đối chiếu; kế toán xuất file chuyển khoản hàng loạt thay vì gõ lại từng số tài khoản.
- Chi phí lương tách theo từng chi nhánh, đặt cạnh doanh thu điểm đó mới biết điểm nào đang gánh quá nhiều người.
- Các dòng bất thường — chấm thiếu một chiều, tăng ca không ai duyệt, sửa công sau khi chốt — nên soát ngay, theo danh sách trong bài bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu.
- Sửa dòng nào hệ thống lưu lại ai sửa và lúc nào, đủ để giải thích khi nhân viên thắc mắc.
Phần mềm HRM Ordersys làm cho doanh nghiệp không có phòng nhân sự riêng: hồ sơ và hợp đồng, chấm công QR, xếp ca, nghỉ phép, tính lương với phụ cấp và khoản trừ, phiếu lương từng người, phân quyền theo cửa hàng và báo cáo chi phí nhân sự theo chi nhánh. Thêm chi nhánh không tính thêm tiền. Xem chi tiết tại trang phần mềm HRM và dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc thêm: chấm công khi nhân viên chạy giữa các chi nhánh · quản lý chuỗi nhiều cửa hàng: xem số liệu nào.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Phần mềm quản lý shop hoa: đơn hẹn theo ngày giao và công nợ khách sỉ
Phần lớn doanh thu shop hoa nằm ở đơn hẹn trước, hàng thì hai ba ngày là hỏng, còn khách nhà hàng khách sạn thì ghi nợ cả tháng. Cách đưa ngày giao, giờ giao và lời chúc vào thẳng đơn, lọc đơn phải giao hôm nay ngay ở quầy, bán theo cành nhập theo bó, và theo dõi công nợ khách sỉ có nhắc trước hạn.
Quản lý ca kíp kỹ thuật viên massage, tránh ghi khống giờ
Bảng công viết tay thì cuối tháng không có gì để đối chiếu nên ký đại. Khai ca trước, chấm công bằng thiết bị QR gắn chi nhánh, rồi đặt giờ công cạnh số lượt phục vụ trong ca — ba dấu hiệu lệch thường gặp và cách chuyển từ bảng công sang bảng lương theo giờ.
Phần mềm quản lý quán pizza: tự chọn topping, bán tại chỗ và giao hàng
Menu mươi loại bánh nhưng cỡ, đế và topping đẩy lên vài trăm tổ hợp, lại bán cùng lúc ba kênh. Cách khai thuộc tính - biến thể - nhóm topping cho một lần xong, ba kiểu bán trên một hệ thống, định lượng nguyên liệu trừ kho, và chỗ không nên kỳ vọng ở phần giao hàng.
Báo cáo bàn nào đông khách theo giờ để xếp nhân viên quán bida
Tối thứ Sáu cần mấy nhân viên, bàn trong cùng có đáng giữ không — hai câu hỏi trả lời bằng báo cáo chứ không bằng cảm giác. Màn doanh thu theo bàn liệt kê cả bàn 0 đồng, chi tiết từng bàn có giờ lập hoá đơn, cộng ba biểu đồ đọc khung giờ và bốn việc nên làm sau khi đọc.
Đánh giá năng suất nhân viên theo doanh số và giờ công
Doanh số cao nhất chưa chắc là người làm khoẻ nhất — còn phải chia cho giờ công. Hai con số cần có trước, ba cách chia ra năng suất, ba nguyên tắc chỉ so người cùng điều kiện, cách đo vị trí không có doanh số, và vì sao phải công bố tiêu chí trước khi nối sang thưởng.
Lãi gộp từng món nhà hàng: làm sao cho con số đáng tin
Lãi gộp một phần ăn gồm gì và không gồm gì, hai đường đưa giá vốn vào phần mềm (ô giá vốn hoặc định lượng nguyên liệu), bốn chỗ làm con số sai, và vì sao phải nhân lãi gộp với số phần đã bán mới biết món nào thật sự nuôi quán.
Phần mềm quản lý chuỗi trà sữa: mở điểm thứ hai mà không khai lại từ đầu
Mở điểm thứ hai của quán trà sữa: nhập menu bằng tệp thay vì gõ lại, khai bốn nhóm tuỳ chọn và định lượng để vị giống nhau, dùng bảng giá cho phần giá chênh giữa các điểm, rồi xem báo cáo gộp cả chuỗi và tách từng chi nhánh.
Khách đặt lịch massage qua Zalo: nhận tin nhắn xong làm gì tiếp
Tin nhắn Zalo chưa phải là một cái hẹn. Cách đưa lịch từ tin nhắn vào màn lịch chung: chọn phòng, giường và kỹ thuật viên, đọc các trạng thái phiếu hẹn, và để phần mềm nhắc khách trước giờ.
Phần mềm quản lý pet shop: bán đồ thú cưng và nhận lịch dịch vụ trên một máy
Pet shop là hai cửa hàng ghép làm một: hàng hoá nhiều quy cách và dịch vụ tắm tỉa phải hẹn giờ. Cách khai nhiều đơn vị tính, nhận lịch có chọn người làm, và gộp hàng với dịch vụ vào cùng một hoá đơn.
