Ở quán massage, phần lớn cái hẹn bắt đầu bằng một tin nhắn Zalo: "7 giờ tối mai còn chỗ không em?". Lễ tân trả lời "dạ còn ạ", và cái hẹn coi như xong — trong đầu người đang trực. Đến tối hôm sau, ca khác vào, khách tới thì phòng đã có người, hoặc kỹ thuật viên khách quen yêu cầu lại đang làm dở cho người khác. Lỗi không nằm ở Zalo. Lỗi nằm ở chỗ tin nhắn không phải là một cái hẹn cho tới khi nó được ghi vào lịch chung.
Tin nhắn là nơi khách nói, lịch là nơi cái hẹn sống
Quán nhận khách từ nhiều đường: Zalo, gọi điện, khách vãng lai gõ cửa, có nơi còn nhận qua link hoặc mã QR dán tại quầy. Nhận bằng gì không quan trọng bằng việc tất cả đổ về một màn lịch duy nhất. Phần mềm quản lý quán massage của Ordersys làm đúng việc đó: lễ tân đọc tin nhắn xong tạo ngay một phiếu hẹn, và từ lúc ấy mọi người trong quán nhìn cùng một thứ, không ai phải hỏi "khách này ai nhận vậy".
Khi tạo phiếu, lễ tân chọn giờ, dịch vụ, phòng hoặc giường và kỹ thuật viên. Trùng là hệ thống báo ngay — đây mới là thứ cuốn sổ không làm được, vì quán massage kẹt cùng lúc hai nguồn lực: người và phòng. Một kỹ thuật viên rảnh mà không còn phòng trống thì vẫn không nhận khách được.
Trạng thái phiếu hẹn: lễ tân biết việc tiếp theo phải làm gì
Cái hẹn không chỉ có "có" và "không". Màn lịch chia phiếu theo từng trạng thái, lọc được ngay trên đầu màn hình:
| Trạng thái | Nghĩa | Lễ tân làm gì |
|---|---|---|
| Đã đặt lịch | Khách đã hẹn, chưa tới giờ | Để yên, chờ nhắc trước giờ |
| Sắp tới giờ | Sắp đến khung giờ hẹn | Dọn phòng, báo kỹ thuật viên |
| Khách đã đến | Khách có mặt, đang vào dịch vụ | Mở phiếu, bấm giờ |
| Trễ giờ / không đến | Quá giờ mà khách chưa tới | Gọi hỏi, hoặc nhả chỗ cho khách khác |
| Đã huỷ · Hoàn tất | Khách báo huỷ, hoặc đã làm xong | Ghi nhận để xem lại cuối tháng |
Lịch xem được theo ngày, theo tuần, theo tháng hoặc dạng danh sách. Ngày thường thì xem theo ngày là đủ; cuối tuần hoặc dịp lễ thì xem theo tuần để biết còn khung nào trống mà đẩy khuyến mãi.
Nhắc trước giờ hẹn — chỗ Zalo thật sự có ích
Zalo hợp để nhận tin nhắn, nhưng đóng góp lớn nhất của nó lại nằm ở chiều ngược lại: nhắc khách trước giờ hẹn. Khách đặt trước ba ngày rất hay quên, mà một chỗ trống buổi tối là mất nguyên một suất kỹ thuật viên. Ordersys gửi nhắc hẹn tự động cho khách đã có số trong hồ sơ, nên lễ tân không phải ngồi bấm tay từng người vào cuối ca.
Với khách mới hoặc dịch vụ dài, quán có thể nhận trước một khoản cọc khi đặt lịch và trừ vào hoá đơn lúc khách tới. Không phải để làm khó khách — chỉ là khung giờ đẹp tối thứ Bảy mà bị giữ rồi bỏ thì quán mất thật.
Vài quy ước cho quán nhận lịch qua Zalo
- Nhận tin xong nhập vào phần mềm ngay trong ca, không để tin nhắn qua ca sau rồi quên.
- Luôn hỏi đủ ba thứ: tên khách, số điện thoại, dịch vụ muốn làm — thiếu số điện thoại là không nhắc hẹn được.
- Khách yêu cầu đúng kỹ thuật viên thì chọn tên ngay trên phiếu, đừng ghi vào ô ghi chú.
- Cuối ca nhìn lại nhóm trễ giờ / không đến, gọi lại một lượt; đây là nhóm dễ cứu nhất.
Quán không cần bỏ Zalo để quản lịch tốt hơn. Chỉ cần coi Zalo là cửa nhận khách, còn lịch thì nằm trong phần mềm — nơi biết phòng nào bận, kỹ thuật viên nào rảnh và khách nào sắp tới. Anh chị xem thêm phần mềm quản lý quán massage của Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày. Hai bài liên quan: nhận đặt lịch qua mã QR để giảm trống giường, khách đặt lịch rồi không đến: mất bao nhiêu và cách giảm.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Phần mềm quản lý pet shop: bán đồ thú cưng và nhận lịch dịch vụ trên một máy
Pet shop là hai cửa hàng ghép làm một: hàng hoá nhiều quy cách và dịch vụ tắm tỉa phải hẹn giờ. Cách khai nhiều đơn vị tính, nhận lịch có chọn người làm, và gộp hàng với dịch vụ vào cùng một hoá đơn.
Công nợ khách quen quán bida: ghi nợ và thu nợ ngay trên phần mềm
Thay cuốn sổ ghi nợ ở quầy: ghi nợ ngay lúc chốt bàn và bắt buộc gắn tên thành viên, doanh thu chỉ tính tiền thực thu, màn thống kê cho biết ai đang nợ bao nhiêu và tổng đang treo ngoài.
Nhà hàng nhiều bếp, nhiều máy in: phiếu chạy đúng khu
Bếp nóng, bếp lạnh, quầy bar mỗi nơi một máy in. Gán nhóm hàng hoá cho từng máy, hệ thống tự tách phiếu theo khu; chọn máy in IP hay USB và tìm ở đâu khi bếp mất phiếu.
Theo dõi món cafe bán chạy theo mùa để đổi menu
Menu ba chục món mà doanh thu chỉ đến từ bảy tám món. Đọc báo cáo hàng hoá theo kỳ, đặt cạnh giá vốn, chia món thành bốn nhóm rồi mới quyết giữ, đẩy hay bỏ.
Gói chăm sóc tóc định kỳ và thẻ thành viên cho salon
Gói hấp dầu sáu lần và thẻ thành viên là hai thứ khác nhau, quản lý chung một kiểu là rối. Trừ buổi ngay trên phiếu, chia hoa hồng cho thợ chính và thợ gội, và biết số buổi còn nợ khách.
Quản lý hợp đồng lao động: nhắc gia hạn, lưu hồ sơ nhân viên
Hết thử việc, hết hạn hợp đồng, giấy tờ hết hạn — những ngày chỉ đến một lần cho mỗi người nên dễ trôi. Mỗi nhân viên một hồ sơ kèm giấy tờ và ngày hết hạn, hệ thống nhắc trước khi tới hạn.
Thẻ trả trước và liệu trình cho khách massage: trừ dần, nhắc buổi
Thẻ nạp tiền trừ theo giá dịch vụ, gói liệu trình trừ theo buổi — hai kiểu khác nhau nên khai khác nhau. Trừ ngay tại phòng, chủ quán nhìn được tiền đã thu và số buổi còn nợ khách.
Camera quán bida: đối chiếu đơn với video bàn để chống thất thoát
Lịch sử thao tác trong phần mềm cho biết bàn nào, giờ nào, ai mở ai huỷ; camera của chính bàn đó cho biết lúc ấy thực tế thế nào. Đặt hai thứ cạnh nhau thì việc kiểm chỉ mất vài phút.
Combo đồ ăn, nước theo phòng cho quán karaoke
Set cố định hay combo cho khách chọn trong nhóm, gọi một dòng thay vì năm dòng, bếp và bar nhận đúng món, tiền combo cộng cùng tiền giờ phòng trên một hoá đơn.
