Menu quán cà phê nào cũng phình ra theo thời gian. Mùa hè thêm vài món đá xay, khách hỏi nhiều thì thêm món mới, có món bán được vài tuần rồi im nhưng vẫn nằm trên bảng. Tới lúc nhìn lại, thực đơn ba chục món mà doanh thu thật sự chỉ đến từ bảy tám món. Phần còn lại vẫn chiếm chỗ trong kho, vẫn phải nhớ công thức, vẫn làm khách mới đứng tần ngần trước quầy.
Đừng nhìn tổng doanh thu, hãy nhìn báo cáo hàng hoá
Báo cáo hàng hoá trong Ordersys liệt kê từng món đã bán trong khoảng ngày bạn chọn: số ly, doanh thu, tỷ trọng trên tổng. Chọn một tháng rồi chọn tháng cùng kỳ năm trước, hoặc so tháng này với tháng trước — chỉ cần đổi khoảng ngày trên bộ lọc là ra hai bảng để đặt cạnh nhau.
Điều đáng xem không phải món nào đứng đầu. Món đứng đầu thì ai đứng quầy cũng biết. Đáng xem là nhóm cuối bảng và những món đổi thứ hạng mạnh giữa hai kỳ.
Chia món thành bốn nhóm rồi hãy quyết
Số ly bán được mới chỉ là một nửa câu chuyện. Nửa còn lại là giá vốn. Quán có khai định lượng thì mỗi món có giá vốn tính ra từ nguyên liệu, đặt cạnh giá bán là thấy ngay món nào thật sự nuôi quán.
| Lãi trên mỗi ly cao | Lãi trên mỗi ly thấp | |
|---|---|---|
| Bán nhiều | Giữ bằng mọi giá: đủ nguyên liệu, nhân viên pha đúng công thức, để chỗ dễ thấy trên menu | Xem lại định lượng và giá bán; cũng có thể là món kéo khách tới, chấp nhận lãi mỏng |
| Bán ít | Thử đẩy: đưa lên đầu menu, cho nhân viên gợi ý, làm combo kèm món bán chạy | Ứng viên bỏ khỏi menu, trừ khi là món của một nhóm khách quen cố định |
Món nằm ô dưới bên phải mà vẫn cần ba bốn loại nguyên liệu riêng là món tốn nhất quán: chiếm chỗ trong tủ, nguyên liệu để lâu hỏng, mà tháng nào cũng chỉ vài ly.
Theo mùa thì so cùng kỳ, đừng so tháng liền trước
Quán cà phê có nhịp rõ rệt. Tháng 5 đá xay bán gấp đôi tháng 2 là chuyện bình thường, không có nghĩa món đó đang lên. Muốn biết một món thật sự khoẻ hay yếu, so nó với chính nó cùng kỳ năm ngoái, hoặc so tỷ trọng của nó trên tổng doanh thu thay vì so số ly tuyệt đối.
- Mưa nhiều tuần liền kéo tổng doanh thu xuống, mọi món đều giảm — đó là thời tiết, không phải món dở.
- Món mới ra ba tuần đầu luôn bán tốt vì khách tò mò; chờ qua tháng thứ hai rồi hãy kết luận.
- Món nóng và món đá cần nhìn riêng; gộp chung thì mùa nào cũng thấy "ổn định".
Bỏ một món không chỉ là xoá một dòng
Trước khi bỏ, xem món đó còn kéo theo nguyên liệu nào. Siro một vị chỉ dùng cho đúng món ấy thì bỏ món là dọn luôn được một chỗ trong kho. Nhưng nếu nguyên liệu dùng chung với ba món khác thì bỏ đi cũng không tiết kiệm được gì, chỉ gọn menu.
Trong phần mềm, thay vì xoá hẳn, bạn tắt món khỏi màn bán hàng. Dữ liệu bán cũ vẫn còn để năm sau so sánh, và mùa tới cần thì bật lại trong một nốt nhạc — không phải khai lại công thức, định lượng, giá.
Lên món mới thì đặt sẵn cách đo
Thêm món vào menu là phần dễ. Phần hay quên là định trước xem bao nhiêu thì gọi là được. Ví dụ: sau bốn tuần đạt ít nhất 3% tổng số ly bán ra, và lãi trên mỗi ly không thấp hơn mức trung bình của nhóm. Có ngưỡng trước thì tới hạn mở báo cáo ra là quyết được, không bị "thôi để thêm một tháng nữa xem sao" kéo dài cả năm.
Món mới cũng nên khai định lượng ngay từ ngày đầu. Không khai thì bán cả mùa xong mới biết nó ăn hết bao nhiêu nguyên liệu, lúc đó bảng giá đã in rồi.
Báo cáo hàng hoá, định lượng pha chế và các tuỳ chọn món nằm trong phần mềm quản lý quán cà phê của Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày. Đọc thêm: cách tính giá vốn một ly cà phê, trà sữa và hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Nhà hàng nhiều bếp, nhiều máy in: phiếu chạy đúng khu
Bếp nóng, bếp lạnh, quầy bar mỗi nơi một máy in. Gán nhóm hàng hoá cho từng máy, hệ thống tự tách phiếu theo khu; chọn máy in IP hay USB và tìm ở đâu khi bếp mất phiếu.
Gói chăm sóc tóc định kỳ và thẻ thành viên cho salon
Gói hấp dầu sáu lần và thẻ thành viên là hai thứ khác nhau, quản lý chung một kiểu là rối. Trừ buổi ngay trên phiếu, chia hoa hồng cho thợ chính và thợ gội, và biết số buổi còn nợ khách.
Quản lý hợp đồng lao động: nhắc gia hạn, lưu hồ sơ nhân viên
Hết thử việc, hết hạn hợp đồng, giấy tờ hết hạn — những ngày chỉ đến một lần cho mỗi người nên dễ trôi. Mỗi nhân viên một hồ sơ kèm giấy tờ và ngày hết hạn, hệ thống nhắc trước khi tới hạn.
Thẻ trả trước và liệu trình cho khách massage: trừ dần, nhắc buổi
Thẻ nạp tiền trừ theo giá dịch vụ, gói liệu trình trừ theo buổi — hai kiểu khác nhau nên khai khác nhau. Trừ ngay tại phòng, chủ quán nhìn được tiền đã thu và số buổi còn nợ khách.
Camera quán bida: đối chiếu đơn với video bàn để chống thất thoát
Lịch sử thao tác trong phần mềm cho biết bàn nào, giờ nào, ai mở ai huỷ; camera của chính bàn đó cho biết lúc ấy thực tế thế nào. Đặt hai thứ cạnh nhau thì việc kiểm chỉ mất vài phút.
Combo đồ ăn, nước theo phòng cho quán karaoke
Set cố định hay combo cho khách chọn trong nhóm, gọi một dòng thay vì năm dòng, bếp và bar nhận đúng món, tiền combo cộng cùng tiền giờ phòng trên một hoá đơn.
Phân nhóm khách VIP để tặng ưu đãi đúng người
Tổng mua, điểm còn lại, hạng, nhóm khách, công nợ, ngày sinh — những cột có sẵn trong danh sách khách đủ để chia nhóm. Hạng thành viên lo khách quen, voucher lo khách lâu chưa quay lại.
In mã vạch và tem giá hàng loạt cho cửa hàng bán lẻ
Chọn hàng, chọn khổ giấy và chuẩn mã Code 128 / EAN-13 / UPC-A, in thử một hai cái rồi in cả lô; hoặc in thẳng từ phiếu nhập với số tem lấy theo số lượng nhập.
Quán cafe gom đơn tại chỗ, mang đi và giao hàng về một màn hình
Bảy giờ rưỡi sáng, quầy chạy ba luồng cùng lúc: khách ngồi trong quán, ba người đứng chờ ly mang đi, và điện thoại reo đặt mười hai ly giao lúc chín giờ. Trí nhớ cộng mấy tờ giấy note dán lên máy pha vẫn chạy được, tới hôm có người bỏ đi chưa lấy ly. Bài này tách ba luồng theo đúng cách phần mềm xếp: bàn mang về đánh dấu "Mang đi" để đơn mang đi vẫn nằm trong danh sách đang mở, số điện thoại là thứ gọi tên đơn thay tên bàn, và màn Order online lọc theo ngày giao nên đơn đặt cho mai không lẫn vào sáng nay. Kèm bảng ba luồng khác nhau ở chỗ nào và danh mục đối tác giao hàng.
