Salon làm lâu năm nào cũng tới lúc bán gói: gói hấp dầu sáu lần cho khách tóc khô, gói phục hồi sau uốn, hoặc thẻ gội đầu dưỡng sinh khách ghé mỗi tuần. Khách trả tiền một lần cho nhiều lần tới, tiệm có khách đều và có tiền mặt sớm. Cái khó nằm ở chỗ quản lý: cuốn sổ ở quầy ghi khách còn mấy lần, thợ gội xong ở trong, lễ tân đang bận tiếp khách mới nên quên gạch. Vài lần như vậy là số trong sổ và số thật lệch nhau, mà không ai nhớ lệch từ hôm nào.
Gói nhiều buổi và thẻ thành viên là hai thứ khác nhau
Nhiều tiệm gọi chung cả hai là "thẻ" rồi quản lý chung một kiểu, nên tới lúc tính tiền mới rối. Khai tách ra từ đầu thì về sau đỡ cãi:
| Gói chăm sóc nhiều buổi | Thẻ thành viên tích điểm | |
|---|---|---|
| Khách trả trước | Một số buổi của dịch vụ cụ thể | Không trả trước, tích dần theo chi tiêu |
| Mỗi lần tới | Trừ một buổi trong gói | Trả tiền bình thường, cộng điểm |
| Ưu đãi nằm ở | Giá trọn gói rẻ hơn mua lẻ | Chiết khấu theo hạng, quà sinh nhật |
| Hợp với | Khách theo một liệu trình đều đặn | Khách cắt gội thường xuyên, dịch vụ đổi luôn |
| Tiệm cần theo dõi | Số buổi còn nợ khách | Điểm, hạng và ngày ghé gần nhất |
Một khách hoàn toàn có thể vừa giữ gói hấp dầu vừa là thành viên hạng bạc. Hai thứ chạy song song, không trộn vào nhau.
Trừ buổi ngay trên phiếu, đừng để dồn ra quầy
Trong Ordersys, khách đang dùng gói thì lúc lập phiếu dịch vụ, buổi đó được trừ ngay tại chỗ chứ không đợi cuối ngày ghi bù. Lễ tân mở hồ sơ khách là thấy luôn lần trước làm gì, thợ nào làm, dùng thuốc màu gì và gói đang theo còn mấy buổi. Khách không phải nhớ hộ tiệm, thợ cũng không phải hỏi lại những câu khách đã trả lời tháng trước.
Khách gội trong gói nhưng gọi thêm dưỡng hoặc mua chai dầu mang về thì những khoản đó vào cùng phiếu. Chốt một lần lúc khách ra, phần nào trừ vào gói và phần nào thu thêm đều ghi rõ trên hoá đơn.
Một khách hai thợ: buổi trừ gói, hoa hồng vẫn phải chia
Đây là chỗ salon khác spa. Một lượt hấp dầu thường qua tay hai người: thợ gội và thợ chính. Buổi đó khách không trả thêm đồng nào vì đã nằm trong gói, nhưng công của hai người thì vẫn phải tính. Phiếu dịch vụ ghi rõ thợ chính và thợ phụ, hoa hồng cài theo dịch vụ hoặc theo doanh số, hệ thống tự cộng vào bảng kê từng người. Cuối tháng chủ không phải ngồi dò lại xem buổi nào ai làm.
Nếu không ghi, chuyện thường thấy là thợ ngại nhận khách dùng gói vì làm không ra tiền. Khách cảm nhận được điều đó ngay từ lần thứ ba.
Buổi không thu tiền nhưng vật tư vẫn mất
Mỗi lần hấp vẫn tốn thuốc, dầu, mặt nạ. Gói đã thu tiền từ tháng trước nên nhìn báo cáo ngày thấy buổi đó doanh thu bằng không, trong khi kho vẫn hụt. Khai định lượng cho dịch vụ rồi thì mỗi phiếu làm xong đều trừ vật tư tương ứng, tồn kho đúng và chủ biết một gói sáu buổi thật sự tốn bao nhiêu tiền hàng. Con số đó mới là căn cứ để đặt giá gói lần sau.
- Gói giảm giá sâu để hút khách, nhưng tiền thuốc mỗi buổi không giảm theo.
- Khách tóc dài tốn gấp rưỡi lượng thuốc so với tóc ngắn — nên tách thành dịch vụ riêng, đừng để chung một giá.
- Thuốc đã mở tuýp có hạn dùng; gói kéo dài vài tháng thì phần còn lại dễ hỏng trước khi khách quay lại.
Tiền bán gói chưa phải là tiền đã kiếm được
Tiệm bán gói sáu buổi, thu đủ tiền hôm nay. Năm buổi còn lại là công thợ và vật tư sẽ phải bỏ ra trong những tháng tới. Phần mềm ghi nhận từng buổi khi khách thật sự dùng, nên báo cáo tháng phản ánh việc đã làm chứ không phải tiền đã thu. Chủ nhìn được cùng lúc hai con số: tiền đã nhận và số buổi còn nợ khách quy ra tiền.
Tháng bán được nhiều gói thì tiền vào nhiều nhưng việc dồn sang sau. Tháng khách cũ tới trả buổi liên tục thì tiền vào ít mà thợ lại bận nhất. Nhìn nhầm một trong hai, quyết định tuyển thêm người hay mở đợt khuyến mãi sẽ lệch.
Nhắc khách trước khi họ quên hẳn
Khách còn ba buổi mà hai tháng chưa ghé là khách sắp mất. Hệ thống lọc ra danh sách đó để lễ tân nhắn, cũng lọc được khách thành viên lâu chưa quay lại hay sắp sinh nhật. Gói sắp hết buổi thì chào gói mới đúng lúc khách còn đang theo, chứ không phải lúc họ đã chuyển sang tiệm khác.
Tiệm đang có sẵn vài chục khách giữ gói thì đừng nhập một lần cho xong. Chốt số buổi còn lại tính đến một ngày, cho khách xác nhận, rồi nhập đúng con số đó. Từ hôm đó trở đi mọi lần trừ đều nằm trong phần mềm, không phải chạy song song hai cuốn sổ.
Phần gói liệu trình, thẻ thành viên, lịch theo thợ và hoa hồng nằm trong phần mềm quản lý salon tóc của Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày. Đọc thêm: quản lý thuốc nhuộm, tồn kho và lượng dùng mỗi đầu khách và thẻ thành viên tích điểm: đặt con số thế nào cho có lãi.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
Nhà hàng nhiều bếp, nhiều máy in: phiếu chạy đúng khu
Bếp nóng, bếp lạnh, quầy bar mỗi nơi một máy in. Gán nhóm hàng hoá cho từng máy, hệ thống tự tách phiếu theo khu; chọn máy in IP hay USB và tìm ở đâu khi bếp mất phiếu.
Theo dõi món cafe bán chạy theo mùa để đổi menu
Menu ba chục món mà doanh thu chỉ đến từ bảy tám món. Đọc báo cáo hàng hoá theo kỳ, đặt cạnh giá vốn, chia món thành bốn nhóm rồi mới quyết giữ, đẩy hay bỏ.
Quản lý hợp đồng lao động: nhắc gia hạn, lưu hồ sơ nhân viên
Hết thử việc, hết hạn hợp đồng, giấy tờ hết hạn — những ngày chỉ đến một lần cho mỗi người nên dễ trôi. Mỗi nhân viên một hồ sơ kèm giấy tờ và ngày hết hạn, hệ thống nhắc trước khi tới hạn.
Thẻ trả trước và liệu trình cho khách massage: trừ dần, nhắc buổi
Thẻ nạp tiền trừ theo giá dịch vụ, gói liệu trình trừ theo buổi — hai kiểu khác nhau nên khai khác nhau. Trừ ngay tại phòng, chủ quán nhìn được tiền đã thu và số buổi còn nợ khách.
Camera quán bida: đối chiếu đơn với video bàn để chống thất thoát
Lịch sử thao tác trong phần mềm cho biết bàn nào, giờ nào, ai mở ai huỷ; camera của chính bàn đó cho biết lúc ấy thực tế thế nào. Đặt hai thứ cạnh nhau thì việc kiểm chỉ mất vài phút.
Combo đồ ăn, nước theo phòng cho quán karaoke
Set cố định hay combo cho khách chọn trong nhóm, gọi một dòng thay vì năm dòng, bếp và bar nhận đúng món, tiền combo cộng cùng tiền giờ phòng trên một hoá đơn.
Phân nhóm khách VIP để tặng ưu đãi đúng người
Tổng mua, điểm còn lại, hạng, nhóm khách, công nợ, ngày sinh — những cột có sẵn trong danh sách khách đủ để chia nhóm. Hạng thành viên lo khách quen, voucher lo khách lâu chưa quay lại.
In mã vạch và tem giá hàng loạt cho cửa hàng bán lẻ
Chọn hàng, chọn khổ giấy và chuẩn mã Code 128 / EAN-13 / UPC-A, in thử một hai cái rồi in cả lô; hoặc in thẳng từ phiếu nhập với số tem lấy theo số lượng nhập.
Quán cafe gom đơn tại chỗ, mang đi và giao hàng về một màn hình
Bảy giờ rưỡi sáng, quầy chạy ba luồng cùng lúc: khách ngồi trong quán, ba người đứng chờ ly mang đi, và điện thoại reo đặt mười hai ly giao lúc chín giờ. Trí nhớ cộng mấy tờ giấy note dán lên máy pha vẫn chạy được, tới hôm có người bỏ đi chưa lấy ly. Bài này tách ba luồng theo đúng cách phần mềm xếp: bàn mang về đánh dấu "Mang đi" để đơn mang đi vẫn nằm trong danh sách đang mở, số điện thoại là thứ gọi tên đơn thay tên bàn, và màn Order online lọc theo ngày giao nên đơn đặt cho mai không lẫn vào sáng nay. Kèm bảng ba luồng khác nhau ở chỗ nào và danh mục đối tác giao hàng.
