Quán massage chạy bằng người. Khách đông hay vắng thì vẫn phải có đủ kỹ thuật viên trực, và tiền lương là khoản lớn nhất sau mặt bằng. Chỗ hay rò rỉ không phải ở mức lương mà ở giờ công ghi trên giấy: ca ghi tám tiếng nhưng người đến muộn bốn mươi phút, ca đêm ghi đủ nhưng nửa ca không có khách, hoặc bạn cùng ca chấm hộ. Cuối tháng chủ quán cầm bảng công viết tay, không có gì để đối chiếu nên ký đại.
Ca làm việc khai trước, không phải nhớ trong đầu
Việc đầu tiên là đưa ca ra khỏi trí nhớ quản lý. Trong Ordersys có phần ca làm việc: khai các ca của quán (sáng, chiều, đêm, ca gãy), khai ngày công chuẩn và ngày lễ, rồi xếp lịch cho từng kỹ thuật viên theo tuần. Có lịch rồi thì biết trước ngày nào thiếu người, và khi khách gọi đặt lịch vào khung giờ đó, lễ tân không nhận quá tay.
Lịch ca nằm cùng hệ thống với lịch hẹn khách, nên hai thứ soi được vào nhau. Màn phòng/giường hiện phòng nào trống, phòng nào đang chạy và chạy bao lâu — ghép với ca đang trực là thấy ngay người nào đang rảnh trong khi phòng còn trống.
Chấm công buộc phải đứng đúng chỗ
Chấm công trong Ordersys làm qua thiết bị có mã QR đặt tại quán. Kỹ thuật viên quét mã trên thiết bị đó rồi đăng nhập bằng tài khoản của mình. Hai ràng buộc làm việc chấm hộ khó hơn hẳn: phải có tài khoản riêng kèm mật khẩu, và thiết bị gắn với một chi nhánh — tài khoản không thuộc chi nhánh của thiết bị thì hệ thống từ chối ngay.
Từng lần vào ra đổ vào bảng công. Bảng công xem được theo từng người, từng ngày, sửa được khi có lý do chính đáng và xuất ra Excel khi cần đối chiếu. Điểm khác biệt so với cuốn sổ: mỗi lần sửa là một thao tác trên hệ thống, không phải tẩy xoá rồi viết đè.
Đối chiếu giờ công với việc thật trong ca
Đây mới là phần chặn ghi khống. Giờ công một mình không nói lên điều gì — phải đặt cạnh số việc đã làm trong ca đó. Hệ thống có sẵn hai nguồn: phiếu dịch vụ gắn tên kỹ thuật viên (để tính hoa hồng theo từng dịch vụ) và báo cáo theo ca.
| Dấu hiệu | Thường là gì | Việc nên làm |
|---|---|---|
| Giờ công đủ, lượt phục vụ gần bằng 0 | Ca thừa người, hoặc có người chấm mà không trực | Xem lại lịch ca khung giờ đó |
| Lượt phục vụ cao, giờ công thấp | Quên chấm vào hoặc chấm ra sớm | Nhắc quy trình, sửa bảng công có ghi lý do |
| Luôn vừa khít giờ chuẩn, ngày nào cũng vậy | Chấm công hình thức | Soi vài ngày với lịch hẹn và phiếu dịch vụ |
Không cần soi từng người mỗi ngày. Mỗi tuần mở một lần, lọc ra vài trường hợp lệch rõ rồi hỏi, là đủ để mọi người biết có người đang nhìn.
Từ bảng công sang bảng lương
Khi bảng công sạch thì tính lương thành việc máy móc. Ordersys cho đặt lương theo tháng hoặc theo giờ; chọn theo giờ thì tiền lương = đơn giá giờ × giờ công thực tế, và đi muộn về sớm trừ theo phút chứ không trừ nguyên buổi. Làm thêm giờ có ba mức riêng — ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ. Phụ cấp, thưởng, khoản trừ và hoa hồng dịch vụ cộng vào cùng một bảng.
Vài quy ước nên chốt với kỹ thuật viên trước khi bật:
- Nói rõ chấm công ở đâu và bằng tài khoản nào, cấm mượn tài khoản — đây là điều kiện để mọi con số sau đó có nghĩa.
- Quy định rõ quên chấm thì báo ai, trong bao lâu, và ai được sửa bảng công.
- Công bố cách tính giờ công và cách trừ đi muộn trước kỳ lương đầu tiên, không sửa giữa kỳ.
- Giữ hoa hồng tách khỏi lương giờ, để người làm nhiều không bị thiệt khi ca vắng khách.
Ghi khống giờ hiếm khi là chuyện gian dối lớn; thường chỉ là mỗi người du di một chút vì không ai đối chiếu được. Khi ca khai sẵn, chấm công buộc đúng chỗ và giờ công nằm cạnh số lượt phục vụ, phần du di đó tự biến mất mà chủ quán không phải làm căng với ai. Anh chị xem thêm phần mềm quản lý spa, massage của Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày để chạy đủ một kỳ lương rồi so với cách ghi cũ. Hai bài liên quan: xếp lịch theo giường và kỹ thuật viên, ghi hoa hồng và tip kỹ thuật viên cho khỏi cãi.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Phần mềm quản lý quán pizza: tự chọn topping, bán tại chỗ và giao hàng
Menu mươi loại bánh nhưng cỡ, đế và topping đẩy lên vài trăm tổ hợp, lại bán cùng lúc ba kênh. Cách khai thuộc tính - biến thể - nhóm topping cho một lần xong, ba kiểu bán trên một hệ thống, định lượng nguyên liệu trừ kho, và chỗ không nên kỳ vọng ở phần giao hàng.
Báo cáo bàn nào đông khách theo giờ để xếp nhân viên quán bida
Tối thứ Sáu cần mấy nhân viên, bàn trong cùng có đáng giữ không — hai câu hỏi trả lời bằng báo cáo chứ không bằng cảm giác. Màn doanh thu theo bàn liệt kê cả bàn 0 đồng, chi tiết từng bàn có giờ lập hoá đơn, cộng ba biểu đồ đọc khung giờ và bốn việc nên làm sau khi đọc.
Đánh giá năng suất nhân viên theo doanh số và giờ công
Doanh số cao nhất chưa chắc là người làm khoẻ nhất — còn phải chia cho giờ công. Hai con số cần có trước, ba cách chia ra năng suất, ba nguyên tắc chỉ so người cùng điều kiện, cách đo vị trí không có doanh số, và vì sao phải công bố tiêu chí trước khi nối sang thưởng.
Lãi gộp từng món nhà hàng: làm sao cho con số đáng tin
Lãi gộp một phần ăn gồm gì và không gồm gì, hai đường đưa giá vốn vào phần mềm (ô giá vốn hoặc định lượng nguyên liệu), bốn chỗ làm con số sai, và vì sao phải nhân lãi gộp với số phần đã bán mới biết món nào thật sự nuôi quán.
Phần mềm quản lý chuỗi trà sữa: mở điểm thứ hai mà không khai lại từ đầu
Mở điểm thứ hai của quán trà sữa: nhập menu bằng tệp thay vì gõ lại, khai bốn nhóm tuỳ chọn và định lượng để vị giống nhau, dùng bảng giá cho phần giá chênh giữa các điểm, rồi xem báo cáo gộp cả chuỗi và tách từng chi nhánh.
Khách đặt lịch massage qua Zalo: nhận tin nhắn xong làm gì tiếp
Tin nhắn Zalo chưa phải là một cái hẹn. Cách đưa lịch từ tin nhắn vào màn lịch chung: chọn phòng, giường và kỹ thuật viên, đọc các trạng thái phiếu hẹn, và để phần mềm nhắc khách trước giờ.
Phần mềm quản lý pet shop: bán đồ thú cưng và nhận lịch dịch vụ trên một máy
Pet shop là hai cửa hàng ghép làm một: hàng hoá nhiều quy cách và dịch vụ tắm tỉa phải hẹn giờ. Cách khai nhiều đơn vị tính, nhận lịch có chọn người làm, và gộp hàng với dịch vụ vào cùng một hoá đơn.
Công nợ khách quen quán bida: ghi nợ và thu nợ ngay trên phần mềm
Thay cuốn sổ ghi nợ ở quầy: ghi nợ ngay lúc chốt bàn và bắt buộc gắn tên thành viên, doanh thu chỉ tính tiền thực thu, màn thống kê cho biết ai đang nợ bao nhiêu và tổng đang treo ngoài.
Nhà hàng nhiều bếp, nhiều máy in: phiếu chạy đúng khu
Bếp nóng, bếp lạnh, quầy bar mỗi nơi một máy in. Gán nhóm hàng hoá cho từng máy, hệ thống tự tách phiếu theo khu; chọn máy in IP hay USB và tìm ở đâu khi bếp mất phiếu.
