Danh sách thiết bị của quán bida chia làm ba nhóm rõ rệt: thứ bắt buộc phải có, thứ trả tiền ngay trong vài tháng, và thứ nghe hay nhưng mua sớm là phí. Nhiều quán mới mở tiêu ngược thứ tự đó.
Nhóm 1 — Không có thì không mở cửa được
| Thiết bị | Lưu ý khi mua |
|---|---|
| Bàn bida | Chọn loại theo khách quanh khu: pool dễ chơi, hợp khách phổ thông; carom và snooker kén người hơn. Mặt đá và vải là hai thứ quyết định cảm giác cơ, đừng tiết kiệm chỗ này. |
| Đèn bàn | Quy định yêu cầu ánh sáng trên mặt bàn và thành băng ít nhất 300 lux. Đèn yếu thì khách chơi mỏi mắt và không quay lại, mà cũng không đạt điều kiện. |
| Cơ, bi, cầu nối, bảng ghi điểm | Cơ cho khách mượn nên mua nhiều mức: vài cây tốt cho khách quen, số còn lại loại bền. |
| Máy tính tiền | Máy tính cũ hoặc máy POS đều chạy được. Không cần cấu hình cao. |
| Máy in bill | Loại in nhiệt khổ 80mm. Rẻ, phổ biến, thay giấy dễ. |
Nhóm 2 — Trả lại tiền trong vài tháng
Bộ điều khiển bật tắt đèn bàn tự động
Đây là món hoàn vốn nhanh nhất trong quán bida. Đèn bật khi mở bàn, tắt khi kết thúc — nhân viên không phải nhớ, và quan trọng hơn: không còn bàn nào sáng đèn mà không tính tiền. Nó vừa tiết kiệm điện vừa bịt một lỗ thất thoát. Tính toán cụ thể ở bài bật tắt đèn bàn bida tự động.
Màn hình ghi điểm tại bàn
Khách tự bấm điểm, không tranh cãi, không phải gọi nhân viên. Với quán có khách chơi độ hoặc đánh giải nội bộ thì đây là thứ giữ khách rõ rệt. Có thể dùng máy tính bảng rẻ tiền thay vì màn hình chuyên dụng.
Tủ mát và kệ nước
Nước và đồ ăn nhẹ là phần lãi cao nhất của quán bida — cao hơn tiền giờ chơi tính theo tỷ lệ. Tủ mát đặt chỗ khách nhìn thấy bán tốt hơn hẳn tủ để trong góc.
Nhóm 3 — Khoan mua vội
- Camera nhiều mắt độ phân giải cao. Hai đến ba mắt đặt đúng chỗ (quầy thu ngân, cửa ra vào, kho nước) có tác dụng hơn mười mắt quay khắp nơi. Camera chỉ giúp xem lại, nó không nói cho anh chị biết lúc nào cần xem lại — phần đó là việc của phần mềm.
- Hệ thống âm thanh lớn. Khách bida cần yên để tập trung, không phải nhạc to.
- Bàn hạng cao cấp cho tất cả các bàn. Hai bàn tốt đặt vị trí đẹp cho khách sộp là đủ; còn lại dùng bàn phổ thông, chờ biết khách thật sự chơi gì rồi nâng sau.
Thiết bị không giải quyết được việc gì
Hết tiền vào thiết bị rồi vẫn thất thoát là chuyện thường gặp. Lý do là phần lớn rò rỉ nằm ở thao tác chứ không ở đồ vật: bàn mở mà không bấm giờ, bàn huỷ giữa chừng, nước lấy trong tủ không ghi, ca trước bàn giao thiếu mà ca sau không biết.
Xem phần mềm quản lý bida và giá phần mềm quản lý bida.
Thứ tự mua cho quán mới
- Bàn, đèn, cơ bi — phần bắt buộc.
- Máy tính tiền + máy in + phần mềm. Mở cửa ngày đầu đã phải ghi được số.
- Tủ mát và hàng nước.
- Bộ điều khiển đèn tự động — sau 1–2 tháng, khi đã biết quán chạy mấy bàn mỗi tối.
- Màn hình ghi điểm, camera — khi đã có khách quen và có tiền dư.
Về tổng vốn, xem mở CLB bida cần bao nhiêu vốn; về số bàn hoà vốn, xem quán bida cần bao nhiêu bàn thì có lời.
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
