Mười một giờ đêm, phòng VIP có hai nhóm bạn hát chung từ chiều. Lúc về, nhóm này bảo chỉ trả phần bia của mình, nhóm kia nói két nước ngọt với đĩa trái cây là của bên này. Thu ngân cầm hoá đơn dài cả mét, ngồi khoanh từng dòng, bấm máy tính, sai một lần, tính lại. Mười lăm phút sau hai nhóm vẫn còn đứng ở quầy, còn phòng thì chưa dọn được cho khách đang chờ. Tách hoá đơn cho nhóm chung phòng không khó, miễn quán hỏi đúng lúc và tách trên máy chứ không tách bằng bút.
Ba kiểu nhóm khách, ba cách trả
| Tình huống | Cách làm | Số hoá đơn |
|---|---|---|
| Một người bao cả phòng | Chốt phòng như bình thường | Một |
| Cả nhóm chia đều | Vẫn chốt một hoá đơn, nhóm tự chia tổng theo đầu người | Một |
| Hai nhóm chung phòng, nhóm nào trả phần nhóm đó | Tách đồ đã gọi theo từng nhóm trước khi chốt | Hai hoặc nhiều hơn |
Chỉ trường hợp cuối mới cần tách hoá đơn thật. Hai trường hợp đầu cứ để một hoá đơn, tách ra chỉ thêm việc cho thu ngân và thêm chỗ để sai.
Hỏi từ lúc mở phòng, đừng đợi lúc về
Lúc khách về là lúc tệ nhất để hỏi ai gọi gì: đã khuya, đã uống, và ai cũng muốn đi ngay. Hai câu nên hỏi ngay khi dẫn khách vào phòng:
- Lát nữa trả chung hay trả riêng? Nếu trả riêng thì hỏi luôn có mấy nhóm và gọi mỗi nhóm bằng tên gì cho dễ nhớ, ví dụ theo tên người đại diện.
- Tiền giờ phòng ai đứng tên? Tiền giờ là phần chung của cả phòng, không thuộc riêng nhóm nào. Chốt trước một người đứng tên thì cuối buổi khỏi tranh cãi.
Phòng đã báo trả riêng thì mỗi lần khách gọi thêm, nhân viên phục vụ hỏi một câu "đồ này cho nhóm nào" và ghi chú vào món. Mất hai giây lúc gọi, đỡ mười phút lúc thanh toán.
Tách hoá đơn trên máy: chọn món và số lượng
Khi khách báo về, tách trước rồi mới chốt và in:
- Mở hoá đơn của phòng, chọn những món thuộc nhóm kia. Chọn được cả số lượng: phòng gọi mười lon bia thì chuyển đúng bốn lon của nhóm B, sáu lon còn lại ở hoá đơn gốc.
- Chuyển sang một hoá đơn mới của cùng phòng. Nhóm B đã sang phòng khác hát tiếp thì chuyển phần của họ sang đúng phòng đó.
- Kiểm hai hoá đơn cộng lại bằng tổng cũ. Tách chỉ chia lại món giữa các hoá đơn, tổng bia nước phòng đã gọi không đổi.
- Thu từng hoá đơn riêng. Mỗi nhóm trả bằng tiền mặt hoặc quét mã QR chuyển khoản, in hoá đơn riêng cho nhóm mình.
Hoá đơn gốc luôn phải còn phần của nhóm ở lại: chuyển toàn bộ món sang một hoá đơn mới trên cùng phòng thì chẳng khác gì đổi tên hoá đơn, nên phần mềm không cho làm vậy. Lỡ tách nhầm một món thì chuyển ngược món đó về hoá đơn đang có, không cần huỷ rồi gọi lại.
Tiền giờ phòng: thống nhất trước khi hát
Đồ uống, đồ ăn thì rõ nhóm nào gọi. Tiền giờ thì không: cả hai nhóm cùng ngồi một phòng. Ba cách hay gặp:
- Người đặt phòng trả tiền giờ, các nhóm chỉ trả đồ của mình. Gọn nhất, nên là mặc định.
- Tiền giờ để ở hoá đơn của một nhóm, hai nhóm tự chia với nhau ngoài quầy.
- Chia theo thời gian từng nhóm có mặt — nghe công bằng nhưng rất dễ cãi vì không ai nhớ ai đến lúc mấy giờ. Nên tránh.
Dù chọn cách nào, quán chỉ cần nói rõ từ lúc mở phòng. Cuối buổi chỉ thu đúng điều đã thống nhất.
Thêm một điều về kỷ luật: tách hoá đơn là thao tác chuyển món giữa các hoá đơn, nên giao cho thu ngân hoặc quản lý ca làm, và tách xong mới chốt. Mỗi nhân viên dùng tài khoản riêng thì hoá đơn tách ra ghi lại ai đã tạo. Cuối ca, các hoá đơn đã tách vẫn cộng vào doanh thu của ca như mọi hoá đơn khác, đối chiếu với tiền mặt và chuyển khoản như thường.
Tách hoá đơn trên Ordersys
Phần mềm quản lý quán karaoke Ordersys cộng tiền giờ và mọi đồ gọi vào hoá đơn của phòng; khi nhóm khách muốn trả riêng, thu ngân tách hoá đơn bằng cách chọn món và số lượng chuyển sang hoá đơn mới cùng phòng hoặc sang phòng khác, hay gộp vào một hoá đơn đang có. Quán bật hoặc tắt chức năng tách theo cách vận hành của mình, hoá đơn tách ra ghi lại tài khoản đã tạo, mỗi hoá đơn thanh toán riêng bằng tiền mặt hoặc QR chuyển khoản. Dùng thử miễn phí 7 ngày. Nhận nhóm đông, tiệc sinh nhật từ khâu đặt phòng: bài quán karaoke nhận tiệc nhóm, sinh nhật. Đối soát tiền cuối đêm: bài chốt ca đêm quán karaoke.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Ghi công nợ nhà cung cấp khi nhập hàng: biết đang nợ ai, bao nhiêu, đến hạn khi nào
Mỗi lần nhập hàng chưa trả đủ là một khoản nợ riêng gắn với phiếu nhập, kèm số phiếu giao hàng và hạn trả. Trả dần mỗi lần một dòng có chứng từ, đầu tuần xem nợ sắp đến hạn, cuối tháng đối chiếu trong vài phút.
Bán gói combo nhiều buổi cho tiệm nail: gói gồm gì, trừ buổi thế nào cho khỏi cãi
Gói nail chỉ nên gồm dịch vụ gốc lặp lại, phần vẽ, đá, nối móng tính riêng mỗi lần. Nói rõ ba điều khi bán, trừ buổi ngay trên phiếu, tách tiền bán gói với giá trị buổi đã làm.
Báo cáo doanh thu theo ca và theo kỹ thuật viên ở quán massage: đọc để xếp người cho đúng
Đặt báo cáo chốt ca, báo cáo bán hàng theo khu phòng và báo cáo hoa hồng cạnh nhau để biết ca nào thiếu người, ca nào thừa, kỹ thuật viên nào nên đứng ca nào, rồi sửa lịch ca tuần sau.
Thu thập đánh giá khách sau bữa ăn và xử lý phản hồi xấu trong ngày
Khách không vui hiếm khi nói tại quán mà lặng lẽ không quay lại. Hỏi ngay lúc khách vừa thanh toán, để khách chấm sao trong vài giây, xử lý đánh giá xấu trong ngày theo bốn bước và đọc theo tuần để thấy lỗi lặp lại.
Món bán chạy theo khung giờ: chuẩn bị bếp đúng lượng, bớt cảnh hết món giờ đông
Báo cáo tổng theo ngày không cho bếp biết trưa nay sơ chế bao nhiêu. Cách chia ngày thành khung giờ, chọn món chủ lực từng khung, đổi số phần ra nguyên liệu, chia mẻ theo ca và đọc đúng những món hết sớm.
Bán theo set menu và combo suất cho nhà hàng: khai sao cho bếp, kho và quầy cùng khớp
Khai set như một món thường thì bếp không biết "Set B" gồm gì, kho không trừ nguyên liệu, khách đổi món thì thu ngân sửa tay. Set menu khác combo ở đâu, cách khai nhóm món, món mặc định và giá cộng thêm, bếp, hoá đơn và kho thấy gì khi bán một combo.
Quy đổi đơn vị tính: mua theo thùng, bán lẻ từng cái mà kho vẫn khớp
Sổ kho ghi theo thùng, quầy bán theo cái thì cuối tháng hai con số không so được. Ba cách khai hay làm lệch kho, cách khai quy đổi đơn vị trên phần mềm, nhập theo thùng mà kho cộng theo lon, và vài quy ước nên thống nhất trong kho.
Máy chấm công vân tay kết nối phần mềm: công về thẳng bảng lương
Máy vân tay chặn được chuyện quét hộ, nhưng chỉ ghi giờ quẹt. Phần nào máy làm được, phần nào cần phần mềm nhân sự, bốn bước từ lần quẹt tay tới phiếu lương, năm việc nên làm trước khi mua máy và cách xử lý khi máy không nhận ngón tay.
Bàn giao ca quán cafe: chốt ca, đối chiếu tiền mặt và nhận ca cho rõ
Giao ca vội chỉ bằng một câu "két còn khoảng hai triệu" thì tối lệch tiền không biết lệch từ ca nào. Ba thứ phải chốt khi giao ca, năm bước đóng ca và mở ca trên phần mềm, chi tiết ca cho chủ xem gì và vài quy ước nên dán ở quầy.
