Chủ quán massage nào cũng từng gặp cảnh này: tối thứ Sáu khách ngồi chờ ở sảnh vì không đủ kỹ thuật viên, còn chiều thứ Ba thì ba bốn người ngồi bấm điện thoại cả buổi. Lịch ca thường được xếp theo cảm giác "cuối tuần đông, ngày thường vắng" rồi giữ nguyên nhiều tháng. Bài này nói cách đọc báo cáo theo ca và theo kỹ thuật viên để trả lời một câu cụ thể hơn: tuần sau mỗi ca cần bao nhiêu người, và ai nên đứng ca nào.
Ba báo cáo, mỗi cái trả lời một câu hỏi
Trên Ordersys có ba chỗ xem số, mỗi chỗ trả lời một phần:
| Báo cáo | Cho thấy gì | Dùng để hỏi |
|---|---|---|
| Báo cáo chốt ca | Mỗi ca một dòng: người mở ca, người đóng ca, tiền đầu ca, tiền cuối ca, chênh lệch tiền mặt, doanh thu theo từng hình thức thanh toán, số lượng từng dịch vụ đã bán | Ca nào làm ra tiền, ca nào bán dịch vụ gì |
| Báo cáo bán hàng theo thời gian | Chọn hôm nay, tuần này, tháng trước hoặc khoảng ngày tuỳ chọn; lọc theo chi nhánh, theo khu phòng; xem theo dịch vụ hoặc theo nhân viên | Khu phòng nào chạy, dịch vụ nào bán được trong kỳ |
| Báo cáo hoa hồng | Từng kỹ thuật viên, từng dịch vụ đã làm, tiền hoa hồng tương ứng | Ai làm bao nhiêu lượt, làm dịch vụ gì |
Một báo cáo đứng riêng dễ đọc sai. Ca tối doanh thu cao có thể chỉ vì có một khách mua thẻ trả trước. Kỹ thuật viên hoa hồng thấp có thể vì toàn đứng ca vắng. Đặt ba bảng cạnh nhau mới thấy được nguyên nhân.
Đọc theo ca: tách tiền bán thẻ ra trước
Mở báo cáo chốt ca của bốn tuần gần nhất, xếp các ca cùng loại cạnh nhau: các ca sáng thứ Hai, các ca tối thứ Sáu… So ca tối với ca sáng thì không nói lên điều gì.
Trước khi kết luận ca nào bận, tách phần tiền bán thẻ và gói liệu trình ra. Một khách mua thẻ mười buổi làm ca đó trông rất đông, nhưng kỹ thuật viên chỉ làm một lượt. Ordersys ghi nhận từng buổi khi khách dùng, nên muốn biết ca bận đến đâu thì nhìn số lượng dịch vụ đã làm trong ca. Tổng tiền thu được thì chưa nói lên điều đó.
Ba dấu hiệu nên ghi lại:
- Ca có nhiều lượt dịch vụ dài (body, đá nóng): mỗi lượt giữ người và phòng lâu, ca đó cần thêm người dù số khách không nhiều.
- Ca có nhiều lượt ngắn (massage chân, cổ vai gáy): khách đến dồn, cần người nhận khách nhanh, không cần nhiều phòng VIP.
- Ca lần nào cũng chỉ vài lượt: ứng viên để bớt một người, hoặc để chạy ưu đãi giờ vắng.
Đọc theo khu phòng và theo kỹ thuật viên
Lọc báo cáo bán hàng theo khu phòng (phòng thường, phòng đôi, VIP) trong cùng kỳ. Nếu khu VIP thường xuyên đầy ở ca tối trong khi phòng thường trống, đừng thêm kỹ thuật viên vội. Có thể vấn đề là thiếu phòng loại khách muốn, chứ không phải thiếu người.
Với từng kỹ thuật viên, báo cáo hoa hồng cho thấy số lượt và loại dịch vụ mỗi người đã làm. Chỉ so người cùng ca với nhau, và nhìn loại dịch vụ chứ không chỉ tổng tiền. Người làm được đá nóng, bấm huyệt nên được xếp vào ca có nhiều khách đặt những dịch vụ đó.
Từ con số sang lịch ca tuần sau
Mỗi tuần dành khoảng nửa giờ, làm theo thứ tự:
- Chốt kỳ so sánh: bốn tuần gần nhất, cùng chi nhánh. Bỏ tuần lễ Tết, tuần đóng cửa.
- Xếp ca theo số lượt dịch vụ: ca nhiều lượt dài lên đầu, ca chỉ vài lượt xuống cuối.
- Đặt số người trực theo nhóm: ca nhóm đầu thêm một người, ca nhóm cuối bớt một người hoặc dồn hai ca vắng về một ca. Mỗi tuần chỉ đổi vài ca.
- Ghép người với ca: kỹ thuật viên làm được dịch vụ dài vào ca nhiều lượt dài; người mới vào ca đông lượt ngắn, đứng cùng người cũ.
- Tuần sau mở lại cùng báo cáo: ca vừa thêm người có tăng số lượt không, ca vừa bớt người có khách phải chờ không. Không tăng thì trả lại như cũ.
Cách làm này chỉ đòi hai việc từ đầu: mỗi dịch vụ trên phiếu phải gắn đúng kỹ thuật viên làm, và thu ngân phải mở, đóng ca đều đặn. Thiếu một trong hai thì báo cáo nào cũng lệch.
Ordersys có sẵn báo cáo chốt ca, báo cáo bán hàng lọc theo khu phòng và báo cáo hoa hồng từng kỹ thuật viên. Xem phần mềm quản lý quán massage (hoặc bản dành cho spa) và dùng thử miễn phí 7 ngày để chạy đủ một vòng so sánh ca. Đọc thêm: quản lý ca kíp kỹ thuật viên, tránh ghi khống giờ và thẻ trả trước và liệu trình cho khách massage.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Ghi công nợ nhà cung cấp khi nhập hàng: biết đang nợ ai, bao nhiêu, đến hạn khi nào
Mỗi lần nhập hàng chưa trả đủ là một khoản nợ riêng gắn với phiếu nhập, kèm số phiếu giao hàng và hạn trả. Trả dần mỗi lần một dòng có chứng từ, đầu tuần xem nợ sắp đến hạn, cuối tháng đối chiếu trong vài phút.
Bán gói combo nhiều buổi cho tiệm nail: gói gồm gì, trừ buổi thế nào cho khỏi cãi
Gói nail chỉ nên gồm dịch vụ gốc lặp lại, phần vẽ, đá, nối móng tính riêng mỗi lần. Nói rõ ba điều khi bán, trừ buổi ngay trên phiếu, tách tiền bán gói với giá trị buổi đã làm.
Tách hoá đơn khi nhóm khách chung phòng karaoke muốn trả riêng
Hai nhóm hát chung một phòng, lúc về nhóm nào trả phần nhóm đó. Hỏi từ lúc mở phòng, ghi đồ gọi theo nhóm, tách hoá đơn trên máy bằng cách chọn món và số lượng, thống nhất trước ai trả tiền giờ phòng.
Thu thập đánh giá khách sau bữa ăn và xử lý phản hồi xấu trong ngày
Khách không vui hiếm khi nói tại quán mà lặng lẽ không quay lại. Hỏi ngay lúc khách vừa thanh toán, để khách chấm sao trong vài giây, xử lý đánh giá xấu trong ngày theo bốn bước và đọc theo tuần để thấy lỗi lặp lại.
Món bán chạy theo khung giờ: chuẩn bị bếp đúng lượng, bớt cảnh hết món giờ đông
Báo cáo tổng theo ngày không cho bếp biết trưa nay sơ chế bao nhiêu. Cách chia ngày thành khung giờ, chọn món chủ lực từng khung, đổi số phần ra nguyên liệu, chia mẻ theo ca và đọc đúng những món hết sớm.
Bán theo set menu và combo suất cho nhà hàng: khai sao cho bếp, kho và quầy cùng khớp
Khai set như một món thường thì bếp không biết "Set B" gồm gì, kho không trừ nguyên liệu, khách đổi món thì thu ngân sửa tay. Set menu khác combo ở đâu, cách khai nhóm món, món mặc định và giá cộng thêm, bếp, hoá đơn và kho thấy gì khi bán một combo.
Quy đổi đơn vị tính: mua theo thùng, bán lẻ từng cái mà kho vẫn khớp
Sổ kho ghi theo thùng, quầy bán theo cái thì cuối tháng hai con số không so được. Ba cách khai hay làm lệch kho, cách khai quy đổi đơn vị trên phần mềm, nhập theo thùng mà kho cộng theo lon, và vài quy ước nên thống nhất trong kho.
Máy chấm công vân tay kết nối phần mềm: công về thẳng bảng lương
Máy vân tay chặn được chuyện quét hộ, nhưng chỉ ghi giờ quẹt. Phần nào máy làm được, phần nào cần phần mềm nhân sự, bốn bước từ lần quẹt tay tới phiếu lương, năm việc nên làm trước khi mua máy và cách xử lý khi máy không nhận ngón tay.
Bàn giao ca quán cafe: chốt ca, đối chiếu tiền mặt và nhận ca cho rõ
Giao ca vội chỉ bằng một câu "két còn khoảng hai triệu" thì tối lệch tiền không biết lệch từ ca nào. Ba thứ phải chốt khi giao ca, năm bước đóng ca và mở ca trên phần mềm, chi tiết ca cho chủ xem gì và vài quy ước nên dán ở quầy.
