Nhà hàng đổi phần mềm khác cửa hàng bán lẻ ở một điểm: dữ liệu ít mà cài đặt nhiều. Menu vài trăm món nhập một buổi là xong, nhưng món nào in ra bếp nào, bàn nào thuộc khu nào, món nào có tuỳ chọn gì — sai một chỗ là ngày đầu bếp nhận thiếu phiếu. Làm theo năm bước dưới đây, đúng thứ tự, vì bước sau dựa trên bước trước.
Bước 1: Menu, nhóm món và tuỳ chọn
Xuất danh sách món từ phần mềm cũ hoặc chép từ thực đơn: tên món, nhóm, đơn vị tính, giá bán, giá vốn nếu có. Trước khi nhập, sắp lại nhóm món theo nơi làm món chứ không chỉ theo trang thực đơn — lý do nằm ở bước 3.
| Chia theo trang thực đơn | Chia theo nơi làm món |
|---|---|
| Món khai vị (có gỏi, có món chiên) | Bếp lạnh: gỏi, salad · Bếp nóng: món chiên |
| Đồ uống (có sinh tố, có bia) | Quầy bar: sinh tố, cà phê · Thu ngân: bia, nước đóng chai |
| Món nướng | Bếp nướng |
Tuỳ chọn như size, mức đường, mức đá, món thêm nên cài thành nhóm tuỳ chọn gắn vào món, đừng tạo thành món riêng. "Trà đào size L ít đường" là một món có hai tuỳ chọn, không phải một dòng mới trong menu — nếu không menu phình gấp mấy lần và báo cáo bán chạy bị chia vụn.
Bước 2: Sơ đồ bàn theo khu vực
- Chia khu vực đúng như nhân viên gọi: Tầng 1, Sân vườn, Phòng VIP.
- Đặt tên bàn trùng số dán trên bàn. Đổi số bàn sau khi đã chạy là nhân viên nhầm cả tuần.
- Quán cho khách quét QR gọi món thì mã QR gắn theo từng bàn: chốt xong tên bàn mới in QR.
Bước 3: Máy in bếp, bar
Phần mềm nhà hàng thường gán máy in theo nhóm món: món thuộc nhóm nào thì phiếu in ra máy in của nhóm đó. Vì vậy nhóm món chia đúng ở bước 1 thì bước này chỉ là ghép cặp.
| Máy in | Nhận phiếu của nhóm | In gì |
|---|---|---|
| Máy in bếp nóng | Bếp nóng, bếp nướng | Phiếu chế biến: tên món, số lượng, ghi chú, số bàn |
| Máy in bar | Quầy bar | Phiếu pha chế kèm tuỳ chọn |
| Máy in thu ngân | Tất cả nhóm | Hoá đơn tạm tính, hoá đơn thanh toán |
Bước 4: Khách hàng
Danh sách khách hàng thân thiết, khách công ty hay đặt tiệc: tên, số điện thoại, ngày sinh. Nhập sau khi menu và bàn đã chạy được, vì khách hàng không ảnh hưởng tới việc bán trong ngày đầu. Số điện thoại trong file Excel nhớ kiểm tra còn đủ số 0 ở đầu.
Bước 5: Kho nguyên liệu và định lượng — làm sau cùng
Định lượng từng món (một phần bò lúc lắc dùng bao nhiêu gam thịt) là phần tốn công nhất và không cần có ngay ngày đầu. Bán ổn định hai đến bốn tuần rồi mới làm, bắt đầu từ 20 món bán chạy nhất. Tồn nguyên liệu đầu kỳ lấy theo số kiểm kho thật tại ngày bắt đầu, không bê số trên phần mềm cũ.
Thử năm thao tác trước ngày cắt
- Gọi món, báo bếp: mỗi nhóm một món, xem đúng máy in.
- Chuyển bàn, gộp bàn, tách hoá đơn.
- Huỷ món sau khi đã in bếp: ai được huỷ, có ghi lại lý do không.
- Thanh toán chuyển khoản, QR: tiền về đúng tài khoản.
- Xuất hoá đơn điện tử nếu quán đang dùng.
Ordersys giúp phần nào
Ordersys có mẫu Excel để nhập món, nhóm món, sơ đồ bàn, khách hàng và nhà cung cấp; nhân viên nhập liệu làm giúp phần này từ file quán gửi. Kỹ thuật xuống quán kết nối máy in, gán máy in theo nhóm món và đào tạo nhân viên — không thu phí triển khai. Xem trang chuyển sang Ordersys từ phần mềm đang dùng.
Đọc tiếp: chạy song song hai phần mềm bao lâu, đối chiếu những gì.
Staff take orders on their phones, the kitchen gets them instantly, guests order and pay by QR, owners see revenue remotely.
