Nhà hàng đổi phần mềm khác cửa hàng bán lẻ ở một điểm: dữ liệu ít mà cài đặt nhiều. Menu vài trăm món nhập một buổi là xong, nhưng món nào in ra bếp nào, bàn nào thuộc khu nào, món nào có tuỳ chọn gì — sai một chỗ là ngày đầu bếp nhận thiếu phiếu. Làm theo năm bước dưới đây, đúng thứ tự, vì bước sau dựa trên bước trước.
Bước 1: Menu, nhóm món và tuỳ chọn
Xuất danh sách món từ phần mềm cũ hoặc chép từ thực đơn: tên món, nhóm, đơn vị tính, giá bán, giá vốn nếu có. Trước khi nhập, sắp lại nhóm món theo nơi làm món chứ không chỉ theo trang thực đơn — lý do nằm ở bước 3.
| Chia theo trang thực đơn | Chia theo nơi làm món |
|---|---|
| Món khai vị (có gỏi, có món chiên) | Bếp lạnh: gỏi, salad · Bếp nóng: món chiên |
| Đồ uống (có sinh tố, có bia) | Quầy bar: sinh tố, cà phê · Thu ngân: bia, nước đóng chai |
| Món nướng | Bếp nướng |
Tuỳ chọn như size, mức đường, mức đá, món thêm nên cài thành nhóm tuỳ chọn gắn vào món, đừng tạo thành món riêng. "Trà đào size L ít đường" là một món có hai tuỳ chọn, không phải một dòng mới trong menu — nếu không menu phình gấp mấy lần và báo cáo bán chạy bị chia vụn.
Bước 2: Sơ đồ bàn theo khu vực
- Chia khu vực đúng như nhân viên gọi: Tầng 1, Sân vườn, Phòng VIP.
- Đặt tên bàn trùng số dán trên bàn. Đổi số bàn sau khi đã chạy là nhân viên nhầm cả tuần.
- Quán cho khách quét QR gọi món thì mã QR gắn theo từng bàn: chốt xong tên bàn mới in QR.
Bước 3: Máy in bếp, bar
Phần mềm nhà hàng thường gán máy in theo nhóm món: món thuộc nhóm nào thì phiếu in ra máy in của nhóm đó. Vì vậy nhóm món chia đúng ở bước 1 thì bước này chỉ là ghép cặp.
| Máy in | Nhận phiếu của nhóm | In gì |
|---|---|---|
| Máy in bếp nóng | Bếp nóng, bếp nướng | Phiếu chế biến: tên món, số lượng, ghi chú, số bàn |
| Máy in bar | Quầy bar | Phiếu pha chế kèm tuỳ chọn |
| Máy in thu ngân | Tất cả nhóm | Hoá đơn tạm tính, hoá đơn thanh toán |
Bước 4: Khách hàng
Danh sách khách hàng thân thiết, khách công ty hay đặt tiệc: tên, số điện thoại, ngày sinh. Nhập sau khi menu và bàn đã chạy được, vì khách hàng không ảnh hưởng tới việc bán trong ngày đầu. Số điện thoại trong file Excel nhớ kiểm tra còn đủ số 0 ở đầu.
Bước 5: Kho nguyên liệu và định lượng — làm sau cùng
Định lượng từng món (một phần bò lúc lắc dùng bao nhiêu gam thịt) là phần tốn công nhất và không cần có ngay ngày đầu. Bán ổn định hai đến bốn tuần rồi mới làm, bắt đầu từ 20 món bán chạy nhất. Tồn nguyên liệu đầu kỳ lấy theo số kiểm kho thật tại ngày bắt đầu, không bê số trên phần mềm cũ.
Thử năm thao tác trước ngày cắt
- Gọi món, báo bếp: mỗi nhóm một món, xem đúng máy in.
- Chuyển bàn, gộp bàn, tách hoá đơn.
- Huỷ món sau khi đã in bếp: ai được huỷ, có ghi lại lý do không.
- Thanh toán chuyển khoản, QR: tiền về đúng tài khoản.
- Xuất hoá đơn điện tử nếu quán đang dùng.
Ordersys giúp phần nào
Ordersys có mẫu Excel để nhập món, nhóm món, sơ đồ bàn, khách hàng và nhà cung cấp; nhân viên nhập liệu làm giúp phần này từ file quán gửi. Kỹ thuật xuống quán kết nối máy in, gán máy in theo nhóm món và đào tạo nhân viên — không thu phí triển khai. Xem trang chuyển sang Ordersys từ phần mềm đang dùng.
Đọc tiếp: chạy song song hai phần mềm bao lâu, đối chiếu những gì.
Staff take orders on their phones, the kitchen gets them instantly, guests order and pay by QR, owners see revenue remotely.
Other news
Managing tips for karaoke room servers: recording and sharing them transparently
Karaoke guests tip in cash, by adding to the bill or by overpaying a transfer. The last two pass through the venue's fund, and if nobody records them, suspicion follows. Three kinds of tips and where the money sits, individual or pooled tips, recording tips at payment, and paying them out at shift end transparently.
Duplicate customers in your list: how to merge them without losing history
One customer with three profiles means points split three ways, never reaching a higher tier, and reports counting them as new customers. Five sources of duplicates, the signs to look for, how to merge while keeping purchase history and loyalty points, and counter habits that stop duplicates from the start.
Booking deposits for nail salons in peak season: who to ask, what to say, where the money goes
In peak season, every missed booking wastes a prime time slot of your best technician. Which bookings need a deposit and which do not, three things to say when you take one, which technician it holds, and how the deposit moves through the software so the cash fund still matches at the end of the day.
QR digital menu: change prices and hide sold-out dishes without reprinting
A QR menu can change right away without reprinting, but you need the right switch. Three ways to stop customers ordering a dish by QR, whether a price change affects dishes already ordered, what the kitchen's Sold out button really does, and a three-step routine for busy hours.
Tracking spa appointment status: arrived, late or cancelled
The hard part of spa appointments is not writing them down but knowing what state each one is in right now. Six statuses and what reception should do at each, how to handle no-shows, and how to cancel and undo bookings while deposits still match the cash book.
Transferring a billiard table: keep time played and items ordered, charge each table correctly
Guests switching tables mid-session is routine at a billiard hall. Press Transfer table and the time played closes at the old table's price, further time runs at the new table's price, and ordered items travel with the bill. This article shows how the bill looks, when a transfer is not possible and where the owner can review it.
Pharmacy and grocery software: barcodes, expiry dates, fast selling
Pharmacies and grocery shops struggle the same way: many items, small values, a customer waiting, and stock with expiry dates. Barcode selling, lot and expiry travelling with the goods from receipt, case-to-box conversion, stock levels — and one point pharmacies should ask about before choosing software.
Paying part-time staff by the hour in restaurants and coffee shops
Monthly salary does not fit part-timers on four or five-hour shifts with a roster that changes weekly. The four things to set up properly — shifts, attendance, the hourly rate, the closing cycle — and why worked hours must come from attendance rather than from the roster.
Massage shops: booking rooms, beds and therapists without overlaps
Two customers on one bed is the kind of mistake that loses guests quietly. The three sources of overlap in a massage shop, how the software blocks bed conflicts using start time plus duration and a buffer on both sides, what the machine guards and what people still have to, and four rules to agree on before switching on.
