Chuẩn bị mở quán cà phê, danh sách máy móc ở quầy thu ngân hay bị làm theo lời người bán hàng: máy POS màn hình kép, hai máy in, két điện tử, máy quét… Thực tế một quán nhỏ mở cửa được với rất ít thứ. Bài này chia theo ba cấu hình, từ tối thiểu tới đầy đủ, để bạn mua đúng cái cần trước.
Ba cấu hình quầy bán hàng
| Tối thiểu | Quán vừa, bán mang đi nhiều | Quán đông, nhiều người đứng quầy | |
|---|---|---|---|
| Thiết bị bấm đơn | Điện thoại hoặc máy tính bảng sẵn có | Máy tính bảng hoặc máy POS để cố định ở quầy | Máy POS ở quầy + điện thoại cho người order tại bàn |
| In bill | Máy in nhiệt khổ 58mm hoặc 80mm (có thể không in, gửi hoá đơn điện tử) | Máy in nhiệt 80mm | Máy in nhiệt 80mm |
| In tem ly | Chưa cần nếu phần lớn khách ngồi tại chỗ | Máy in tem nhiệt cuộn 30×50mm | Máy in tem đặt ngay quầy pha |
| Màn hình cho khách | Không | Tuỳ chọn | Màn hình phụ quay ra khách: xem đơn, quét QR trả tiền |
| Thanh toán | Mã VietQR theo từng hoá đơn | VietQR + két đựng tiền | VietQR + két + máy quẹt thẻ ngân hàng |
Giá mỗi loại thay đổi nhiều theo hãng và thời điểm — nên lấy báo giá từ 2–3 nơi. Bảng so sánh máy in: so sánh các dòng máy in hoá đơn.
Thứ tự nên mua
- Chọn phần mềm trước, máy sau. Phần mềm quyết định máy nào dùng được (máy in kết nối Wi-Fi, LAN hay Bluetooth, máy tính bảng Android hay iPad). Mua máy trước rồi mới tìm phần mềm hay gặp cảnh không tương thích.
- Máy in tem trước máy in bill nếu quán bán mang đi nhiều — nhầm ly mất khách nhanh hơn thiếu bill.
- Màn hình phụ để sau, khi đã biết giờ cao điểm có hay sai đơn không.
Điện thoại hay máy tính tiền?
Quán mới, ít khách: điện thoại là đủ. Khi đơn dồn vào giờ cao điểm và có hai người đứng quầy, nên có một thiết bị cố định ở quầy. So sánh chi tiết: tính tiền quán cafe bằng điện thoại hay máy tính tiền.
Những thứ chưa cần mua ngay
- Máy quét mã vạch — quán cà phê bán đồ pha, gần như không quét mã; chỉ cần khi bán thêm hàng đóng gói.
- Hai máy in cho hai quầy — quán cà phê thường chỉ một quầy pha.
- Hệ thống gọi số điện tử — tem ly có số thứ tự đã làm được việc gọi món.
Đừng quên phần không phải máy
- Giấy in dự phòng đúng khổ, cả giấy tem.
- Wi-Fi riêng cho máy bán hàng, tách khỏi Wi-Fi của khách.
- Hoá đơn điện tử nếu doanh thu từ 1 tỷ/năm — xem mở quán cà phê cần giấy phép gì.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys chạy trên điện thoại, máy tính bảng và máy POS; in bill, in tem ly, màn hình phụ cho khách, mã VietQR theo từng hoá đơn và hoá đơn điện tử. Đội ngũ tư vấn cấu hình máy theo quy mô quán trước khi bạn mua. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc thêm: mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn.
Checkout in a few taps, print cup labels with toppings, send drinks to the bar screen and issue e-invoices from the POS.
Other news
Recording supplier debt when receiving goods: know who you owe, how much and when it is due
Each delivery not paid in full becomes its own debt tied to the purchase receipt, with the delivery note number and due date. Pay in instalments one line at a time with documents, check due debts weekly, and reconcile at month end in minutes.
Selling multi-visit packages at a nail salon: what to include and how to deduct visits without disputes
A nail package should only cover the repeating base service; art, stones and extensions are charged separately each visit. State three things when selling, deduct visits on the ticket, and separate package sales from the value of visits performed.
Revenue reports by shift and by therapist at a massage shop: reading them to staff shifts right
Put the shift closing report, the sales report by room area and the commission report side by side to see which shifts are short-staffed, which are overstaffed, and which therapist should work which shift, then fix next week's schedule.
Splitting the bill when groups sharing a karaoke room want to pay separately
Two groups sing in the same room and each wants to pay its own part when leaving. Ask when the room is opened, record orders by group, split the bill on the system by choosing items and quantities, and agree up front on who pays for room time.
Collecting guest reviews after the meal and handling bad feedback the same day
Unhappy guests rarely speak up inside the restaurant; they quietly never come back. Ask right when the guest has just paid, let them rate in a few seconds, handle bad reviews the same day in four steps, and read weekly to spot repeated problems.
Best-selling dishes by time slot: prep the right amount and run out less at peak hours
A daily total report does not tell the kitchen how much to prep for lunch. How to split the day into time slots, pick the key dishes of each slot, convert portions into ingredients, batch by shift and read sold-out dishes correctly.
Selling set menus and meal combos in a restaurant: setting them up so the kitchen, stock and counter agree
Set up a set as an ordinary dish and the kitchen does not know what "Set B" contains, stock does not deduct ingredients, and swaps are edited by hand at the counter. How a set menu differs from a combo, how to set up dish groups, default dishes and extra charges, and what the kitchen, the bill and stock see when a combo is sold.
Unit of measure conversion: buy by the case, sell single items and keep stock accurate
When the stock book counts cases and the counter counts pieces, the two numbers cannot be compared at month end. Three ways of setting up items that throw stock off, how to set up unit conversion in the software, receiving by the case while stock counts in cans, and a few rules worth agreeing on in the stockroom.
Fingerprint time clock connected to software: hours go straight into payroll
A fingerprint device stops buddy punching, but it only records punch times. What the device does and what needs HR software, four steps from a finger on the scanner to a payslip, five things to do before buying a device, and how to handle a finger the device will not recognise.
