Đây là câu hỏi có một cái bẫy lớn: giấy tờ cần chuẩn bị phụ thuộc hoàn toàn vào việc bạn làm chăm sóc da thông thường hay có can thiệp xâm lấn. Rất nhiều cơ sở mở ra với giấy phép loại thứ nhất nhưng lại làm dịch vụ thuộc loại thứ hai — và đó là lý do bị đình chỉ.
Spa chăm sóc da thông thường — massage, chăm sóc da mặt, tắm trắng bằng mỹ phẩm, gội đầu dưỡng sinh: đăng ký kinh doanh bình thường, không cần giấy phép hoạt động khám chữa bệnh.
Có can thiệp xâm lấn — tiêm, truyền, phẫu thuật, dùng thuốc gây tê, laser xâm lấn, xăm môi mày có gây tê: thuộc dịch vụ y tế, phải có giấy phép hoạt động và người phụ trách chuyên môn là bác sĩ. Làm không phép là bị xử phạt nặng và đình chỉ, chưa kể rủi ro cho khách.
Giấy tờ cho spa chăm sóc da thông thường
| Thứ tự | Giấy tờ | Ghi chú |
|---|---|---|
| 1 | Đăng ký kinh doanh | Hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, ngành nghề ghi đúng dịch vụ làm |
| 2 | Phòng cháy chữa cháy | Tuỳ diện tích và vị trí; nhà trong ngõ, nhà nhiều tầng cần chú ý |
| 3 | Chứng chỉ nghề của kỹ thuật viên | Khách ngày càng hỏi, và là căn cứ khi có sự cố |
| 4 | Hoá đơn điện tử | Theo diện doanh thu — xem phần dưới |
Mỹ phẩm dùng trong spa — chỗ hay bị bắt lỗi
- Sản phẩm phải có công bố mỹ phẩm, nhãn phụ tiếng Việt, còn hạn dùng.
- Hoá đơn đầu vào chứng minh nguồn gốc. Hàng xách tay không hoá đơn là rủi ro kép: bị xử lý và không đưa được vào chi phí.
- Không dùng sản phẩm quảng cáo như thuốc — "đặc trị", "chữa khỏi" — nếu chỉ là mỹ phẩm.
Cách quản lý hạn dùng và định lượng xem ở bài quản lý kho mỹ phẩm cho spa.
Quảng cáo — nơi nhiều spa vi phạm mà không biết
Dùng ảnh trước và sau, cam kết kết quả, xưng "viện thẩm mỹ" khi không đủ điều kiện, hoặc quảng cáo dịch vụ vượt phạm vi được phép — tất cả đều là vi phạm. Một bài đăng có thể bị phạt nặng hơn cả tháng doanh thu, và bằng chứng thì nằm sẵn trên trang của bạn.
Thuế và hoá đơn
Spa là ngành dịch vụ, doanh thu tính thuế theo loại hình đăng ký. Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm thuộc diện dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Bán gói liệu trình thu tiền trước thì phần doanh thu ghi nhận thế nào là chỗ hay lúng túng — xem quản lý gói liệu trình và doanh thu.
Thứ tự nên làm
- Chốt danh mục dịch vụ trước. Đây là việc quyết định mọi thứ còn lại — có làm xâm lấn không.
- Nếu có dịch vụ thuộc y tế: chuẩn bị hồ sơ theo diện đó, hoặc bỏ dịch vụ đó ra khỏi danh mục.
- Đăng ký kinh doanh với ngành nghề đúng.
- Phòng cháy chữa cháy, tính từ lúc thiết kế.
- Hồ sơ mỹ phẩm, chứng chỉ kỹ thuật viên, hoá đơn điện tử.
Tính vốn cho đủ ở bài mở spa cần bao nhiêu vốn.
Phần mềm quản lý spa của Ordersys quản lý gói liệu trình và buổi còn lại, kho mỹ phẩm theo hạn dùng, hoa hồng kỹ thuật viên và hoá đơn điện tử — phần vận hành sau khi giấy tờ đã xong.
Bài viết tổng hợp để tham khảo. Quy định về điều kiện kinh doanh dịch vụ thẩm mỹ, khám chữa bệnh và quảng cáo có thể thay đổi và khác nhau theo địa phương — nên hỏi trực tiếp cơ quan quản lý nơi bạn mở cơ sở trước khi thi công và trước khi công bố danh mục dịch vụ.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
