Điểm đầu tiên chạy ổn rồi, chủ quán trà sữa mở điểm thứ hai. Việc tưởng nhẹ — cùng menu, cùng công thức — nhưng hai tuần đầu luôn rối: điểm mới khai lại từng món, trân châu nấu đặc hơn một chút, giá bán lệch năm nghìn mà không ai nhớ vì sao, cuối tháng chủ cộng hai bảng doanh thu bằng tay. Phần rối này tránh được nếu dựng dữ liệu điểm mới theo đúng thứ tự.
Mỗi điểm một bộ dữ liệu, biết trước để khỏi vỡ kế hoạch
Trong Ordersys, món được khai theo từng chi nhánh. Nghe như thêm việc, nhưng đó là lý do điểm ở khu trường học bán thêm vài món sinh viên thích mà điểm ở khu văn phòng không phải mang theo. Kho, nhân viên, máy in tem cũng tách theo điểm vì chúng vốn khác nhau.
Thứ cần giống nhau thì đừng gõ lại. Màn hàng hoá có chức năng nhập món bằng tệp: tải tệp mẫu về, điền hoặc xuất từ điểm đang chạy, rồi nhập vào điểm mới. Tên món, nhóm món, mã món và giá bán vào một lượt, không sợ một điểm viết "Trà sữa trân châu", điểm kia viết "TS trân châu đường đen" — sau này báo cáo gộp lại là hai dòng khác nhau.
Bốn nhóm tuỳ chọn và công thức: phải giống, không được tuỳ người
Ly trà sữa là một món cộng bốn quyết định: size, mức đường, mức đá, topping. Khai sẵn bốn nhóm đó thành nút bấm thì nhân viên điểm mới vào làm hôm nay là bấm được hôm nay, không phải gõ ghi chú tay — và giá topping tự cộng vào ly nên không có chuyện điểm này tính thêm, điểm kia quên tính.
Vị giống nhau thì nằm ở định lượng. Khai công thức từng ly: bao nhiêu trà, bao nhiêu sữa, bao nhiêu đường, bao nhiêu trân châu. Mỗi ly bán ra hệ thống trừ đúng lượng nguyên liệu trong kho của điểm đó. Lợi ích kép: vị không trôi theo tay người pha, và cuối tháng so lượng nguyên liệu lẽ ra dùng với lượng thực nhập là thấy ngay điểm nào đang hao hơn bình thường.
Giá có thể khác nhau giữa các điểm — khai bằng bảng giá
Hai điểm hai mặt bằng, tiền thuê chênh nhau thì giá bán không nhất thiết phải bằng nhau. Thay vì sửa giá trên từng món, dùng bảng giá: khai một bảng áp cho chi nhánh nào, trong khoảng ngày nào, thứ mấy, khung giờ nào. Giờ thấp điểm giảm giá ở một điểm, điểm còn lại giữ nguyên — khai một lần, không ai phải nhớ sửa tay rồi quên sửa lại.
- Giá gốc để trên món, phần chênh lệch theo điểm nằm ở bảng giá — sau này muốn biết đã giảm bao nhiêu còn tra lại được.
- Khuyến mãi khai theo điểm, đừng khai chung rồi dặn nhân viên "điểm mình thì đừng bấm".
- Mỗi lần đổi giá, đổi ở bảng giá chứ đừng đổi giá gốc, nếu không báo cáo kỳ trước sẽ không còn khớp.
Xem gộp cả chuỗi, tách được từng điểm
Đây là phần chủ chuỗi cần nhất. Báo cáo hàng hoá có cột chi nhánh và lọc theo chi nhánh: xem gộp cả chuỗi để biết món nào nuôi cả hệ thống, lọc một điểm để biết điểm đó bán gì. Trang tổng quan có bảng xếp hạng doanh thu theo chi nhánh, chọn khoảng ngày là ra.
| Câu hỏi của chủ chuỗi | Xem ở đâu |
|---|---|
| Điểm nào bán được nhiều hơn? | Xếp hạng doanh thu theo chi nhánh, chọn cùng một khoảng ngày |
| Món mới ra có được điểm nào đón nhận? | Báo cáo hàng hoá, lọc từng điểm rồi so số ly |
| Điểm nào hao nguyên liệu bất thường? | Kho của từng điểm, đối chiếu với lượng trừ theo công thức |
| Ca nào ở điểm nào đông khách? | Báo cáo bán hàng theo khung giờ, lọc chi nhánh |
Một lưu ý khi so sánh: điểm doanh thu cao hơn chưa chắc là điểm tốt hơn. Mặt bằng, giờ mở cửa và số nhân viên khác nhau thì con số tuyệt đối không nói được gì. So doanh thu trên một giờ mở cửa, hoặc số ly trên một nhân viên trong ca, mới ra điểm nào thật sự chạy khoẻ.
Ba việc nên làm trước ngày khai trương điểm mới
Thứ nhất, dựng xong menu và nhóm tuỳ chọn trước ít nhất ba ngày, rồi bấm thử vài đơn để xem tem ly in ra có đúng size, đúng mức đường. Thứ hai, khai định lượng ngay từ ngày đầu — khai sau thì cả tháng đầu không biết nguyên liệu đi đâu. Thứ ba, mỗi nhân viên một tài khoản riêng, đừng để cả điểm bấm chung rồi sau không tách được ai bán bao nhiêu.
Menu theo chi nhánh, nhóm tuỳ chọn, định lượng pha chế, bảng giá theo điểm và báo cáo tách từng chi nhánh nằm trong phần mềm quản lý quán cà phê, trà sữa của Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày. Đọc thêm: tuỳ chọn size, đường, đá, topping cho quán trà sữa và quản lý chuỗi nhiều cửa hàng: xem số liệu nào.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Đánh giá năng suất nhân viên theo doanh số và giờ công
Doanh số cao nhất chưa chắc là người làm khoẻ nhất — còn phải chia cho giờ công. Hai con số cần có trước, ba cách chia ra năng suất, ba nguyên tắc chỉ so người cùng điều kiện, cách đo vị trí không có doanh số, và vì sao phải công bố tiêu chí trước khi nối sang thưởng.
Lãi gộp từng món nhà hàng: làm sao cho con số đáng tin
Lãi gộp một phần ăn gồm gì và không gồm gì, hai đường đưa giá vốn vào phần mềm (ô giá vốn hoặc định lượng nguyên liệu), bốn chỗ làm con số sai, và vì sao phải nhân lãi gộp với số phần đã bán mới biết món nào thật sự nuôi quán.
Khách đặt lịch massage qua Zalo: nhận tin nhắn xong làm gì tiếp
Tin nhắn Zalo chưa phải là một cái hẹn. Cách đưa lịch từ tin nhắn vào màn lịch chung: chọn phòng, giường và kỹ thuật viên, đọc các trạng thái phiếu hẹn, và để phần mềm nhắc khách trước giờ.
Phần mềm quản lý pet shop: bán đồ thú cưng và nhận lịch dịch vụ trên một máy
Pet shop là hai cửa hàng ghép làm một: hàng hoá nhiều quy cách và dịch vụ tắm tỉa phải hẹn giờ. Cách khai nhiều đơn vị tính, nhận lịch có chọn người làm, và gộp hàng với dịch vụ vào cùng một hoá đơn.
Công nợ khách quen quán bida: ghi nợ và thu nợ ngay trên phần mềm
Thay cuốn sổ ghi nợ ở quầy: ghi nợ ngay lúc chốt bàn và bắt buộc gắn tên thành viên, doanh thu chỉ tính tiền thực thu, màn thống kê cho biết ai đang nợ bao nhiêu và tổng đang treo ngoài.
Nhà hàng nhiều bếp, nhiều máy in: phiếu chạy đúng khu
Bếp nóng, bếp lạnh, quầy bar mỗi nơi một máy in. Gán nhóm hàng hoá cho từng máy, hệ thống tự tách phiếu theo khu; chọn máy in IP hay USB và tìm ở đâu khi bếp mất phiếu.
Theo dõi món cafe bán chạy theo mùa để đổi menu
Menu ba chục món mà doanh thu chỉ đến từ bảy tám món. Đọc báo cáo hàng hoá theo kỳ, đặt cạnh giá vốn, chia món thành bốn nhóm rồi mới quyết giữ, đẩy hay bỏ.
Gói chăm sóc tóc định kỳ và thẻ thành viên cho salon
Gói hấp dầu sáu lần và thẻ thành viên là hai thứ khác nhau, quản lý chung một kiểu là rối. Trừ buổi ngay trên phiếu, chia hoa hồng cho thợ chính và thợ gội, và biết số buổi còn nợ khách.
Quản lý hợp đồng lao động: nhắc gia hạn, lưu hồ sơ nhân viên
Hết thử việc, hết hạn hợp đồng, giấy tờ hết hạn — những ngày chỉ đến một lần cho mỗi người nên dễ trôi. Mỗi nhân viên một hồ sơ kèm giấy tờ và ngày hết hạn, hệ thống nhắc trước khi tới hạn.
