Câu hỏi nghe rất đơn giản: tối thứ Sáu quán cần mấy nhân viên, và bàn trong cùng có đáng giữ không? Phần lớn chủ quán bida trả lời bằng cảm giác — "hình như bàn ngoài chạy hơn", "chắc tầm 8 giờ là đông". Cảm giác thường đúng về xu hướng nhưng sai về mức độ, mà xếp ca hay bỏ bàn thì sai mức độ là tốn tiền thật. Dữ liệu để trả lời đã nằm sẵn trong phần mềm, chỉ là ít người mở đúng màn.
Báo cáo theo bàn: mọi bàn đều có mặt, kể cả bàn không ai đụng tới
Trong Ordersys có màn doanh thu theo bàn. Chọn khoảng ngày rồi mở ra, bảng liệt kê toàn bộ bàn chưa xoá — bàn nào trong kỳ không phát sinh hoá đơn vẫn hiện với số 0. Đây là chi tiết quan trọng: báo cáo chỉ liệt kê bàn có doanh thu thì chủ quán không bao giờ nhìn thấy bàn chết.
Mỗi dòng tách ra tiền giờ chơi, tiền hàng (nước, đồ ăn), combo, phụ thu, giảm giá, thuế, số đã thu và công nợ còn treo. Bấm vào tiêu đề cột để sắp xếp, nên muốn biết bàn nào đứng cuối bảng chỉ mất một cú bấm. Ngoài gộp theo từng bàn, còn gộp được theo loại bàn — lỗ, băng, carom — để so cả nhóm với nhau thay vì so từng bàn lẻ.
Muốn biết giờ nào bàn nào chạy thì mở chi tiết từng bàn
Chọn một bàn (hoặc một loại bàn) rồi xem chi tiết, phần mềm trả về danh sách hoá đơn của bàn đó trong kỳ, xếp theo thời gian. Mỗi dòng có giờ lập hoá đơn, mã phiếu, tiền giờ, tiền hàng, phụ thu, giảm giá, đã thu, còn nợ. Nhìn cột giờ là thấy ngay bàn đó chạy dồn vào buổi nào — và đếm số dòng là ra số lượt trong kỳ.
Nói cho rõ để khỏi kỳ vọng sai: phần mềm không vẽ sẵn biểu đồ "lượt mở bàn theo khung giờ" cho từng bàn. Nó cho bảng chi tiết có giờ, còn việc chia khung giờ là chủ quán tự nhìn hoặc xuất ra rồi gom lại. Với quán mười mấy bàn thì nhìn bảng một kỳ hai tuần là đủ thấy quy luật.
Ba biểu đồ hỗ trợ đọc khung giờ
| Biểu đồ | Đọc được gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Theo giờ (0–23) | Giờ nào bán được nhiều hàng nhất trong ngày | Đếm theo số lượng món bán ra, không phải số lượt mở bàn |
| Theo thứ (T2–CN) | Ngày nào trong tuần nặng nhất | So được từng mặt hàng với nhau |
| Doanh thu theo bàn | Bàn nào gánh doanh thu, bàn nào đội sổ | Bàn 0 đồng không lên biểu đồ, phải xem ở bảng |
Ba biểu đồ này ghép lại trả lời được câu hỏi ban đầu. Biểu đồ giờ cho khung giờ nặng của cả quán, biểu đồ thứ cho ngày nặng, bảng theo bàn cho vị trí nặng. Thêm báo cáo theo nhân viên và theo ca để biết ai đang đứng đúng lúc đông.
Đọc xong rồi làm gì
- Xếp ca theo số thật. Khung giờ chiếm phần lớn doanh thu mới cần đủ người; khung giờ mỏng để một người trực là vừa.
- Chạy ưu đãi đúng chỗ trống. Giá theo khung giờ cài sẵn trong phần mềm, nên hạ giá giờ vắng không phải tính tay từng hoá đơn.
- Xử lý bàn đội sổ. Bàn thấp nhiều kỳ liên tiếp thường do chỗ ngồi, ánh sáng hoặc lối đi, không phải do bàn. Đổi vị trí rồi đo lại một kỳ nữa.
- So cùng điều kiện. Đừng so bàn carom với bàn lỗ, cũng đừng so tuần có giải đấu với tuần thường — chia theo loại bàn và chọn kỳ giống nhau.
Một mẹo nhỏ: cố định kỳ xem là 2 hoặc 4 tuần. Xem theo ngày thì số nhảy loạn vì thời tiết và lịch nghỉ, xem theo quý thì mọi khác biệt bị san phẳng.
Quán bida không thiếu dữ liệu, chỉ thiếu thói quen mở báo cáo trước khi quyết định. Mỗi lần mở bàn đã là một dòng có giờ, có bàn, có tiền — chủ quán chỉ cần kéo lại và đọc. Anh chị xem thêm phần mềm quản lý quán bida của Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày để chạy đủ hai tuần rồi xem báo cáo trên số liệu của chính quán mình. Hai bài liên quan: bán combo giờ chơi và đặt giá theo khung giờ, hút khách khung giờ sáng và cách đo hiệu quả.
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
Quản lý ca kíp kỹ thuật viên massage, tránh ghi khống giờ
Bảng công viết tay thì cuối tháng không có gì để đối chiếu nên ký đại. Khai ca trước, chấm công bằng thiết bị QR gắn chi nhánh, rồi đặt giờ công cạnh số lượt phục vụ trong ca — ba dấu hiệu lệch thường gặp và cách chuyển từ bảng công sang bảng lương theo giờ.
Phần mềm quản lý quán pizza: tự chọn topping, bán tại chỗ và giao hàng
Menu mươi loại bánh nhưng cỡ, đế và topping đẩy lên vài trăm tổ hợp, lại bán cùng lúc ba kênh. Cách khai thuộc tính - biến thể - nhóm topping cho một lần xong, ba kiểu bán trên một hệ thống, định lượng nguyên liệu trừ kho, và chỗ không nên kỳ vọng ở phần giao hàng.
Đánh giá năng suất nhân viên theo doanh số và giờ công
Doanh số cao nhất chưa chắc là người làm khoẻ nhất — còn phải chia cho giờ công. Hai con số cần có trước, ba cách chia ra năng suất, ba nguyên tắc chỉ so người cùng điều kiện, cách đo vị trí không có doanh số, và vì sao phải công bố tiêu chí trước khi nối sang thưởng.
Lãi gộp từng món nhà hàng: làm sao cho con số đáng tin
Lãi gộp một phần ăn gồm gì và không gồm gì, hai đường đưa giá vốn vào phần mềm (ô giá vốn hoặc định lượng nguyên liệu), bốn chỗ làm con số sai, và vì sao phải nhân lãi gộp với số phần đã bán mới biết món nào thật sự nuôi quán.
Phần mềm quản lý chuỗi trà sữa: mở điểm thứ hai mà không khai lại từ đầu
Mở điểm thứ hai của quán trà sữa: nhập menu bằng tệp thay vì gõ lại, khai bốn nhóm tuỳ chọn và định lượng để vị giống nhau, dùng bảng giá cho phần giá chênh giữa các điểm, rồi xem báo cáo gộp cả chuỗi và tách từng chi nhánh.
Khách đặt lịch massage qua Zalo: nhận tin nhắn xong làm gì tiếp
Tin nhắn Zalo chưa phải là một cái hẹn. Cách đưa lịch từ tin nhắn vào màn lịch chung: chọn phòng, giường và kỹ thuật viên, đọc các trạng thái phiếu hẹn, và để phần mềm nhắc khách trước giờ.
Phần mềm quản lý pet shop: bán đồ thú cưng và nhận lịch dịch vụ trên một máy
Pet shop là hai cửa hàng ghép làm một: hàng hoá nhiều quy cách và dịch vụ tắm tỉa phải hẹn giờ. Cách khai nhiều đơn vị tính, nhận lịch có chọn người làm, và gộp hàng với dịch vụ vào cùng một hoá đơn.
Công nợ khách quen quán bida: ghi nợ và thu nợ ngay trên phần mềm
Thay cuốn sổ ghi nợ ở quầy: ghi nợ ngay lúc chốt bàn và bắt buộc gắn tên thành viên, doanh thu chỉ tính tiền thực thu, màn thống kê cho biết ai đang nợ bao nhiêu và tổng đang treo ngoài.
Nhà hàng nhiều bếp, nhiều máy in: phiếu chạy đúng khu
Bếp nóng, bếp lạnh, quầy bar mỗi nơi một máy in. Gán nhóm hàng hoá cho từng máy, hệ thống tự tách phiếu theo khu; chọn máy in IP hay USB và tìm ở đâu khi bếp mất phiếu.
