Có hai kiểu sai phổ biến: cài phần mềm hôm trước khai trương — nhân viên chưa bấm quen, thực đơn còn thiếu — và cài từ hai tháng trước rồi để đó, tới ngày mở quán thì giá đã đổi, người đã quên. Khoảng hợp lý là 7 đến 14 ngày.
Vì sao 7 đến 14 ngày
| Việc | Cần bao lâu |
|---|---|
| Nhập thực đơn, tuỳ chọn, sơ đồ bàn | 1–2 ngày (nhiều hơn nếu hàng hoá lớn) |
| Kết nối máy in bill, máy in bếp, thanh toán QR | 1 ngày |
| Đào tạo nhân viên | 1 buổi |
| Bán thử nội bộ và sửa chỗ vướng | 2–3 ngày |
| Dự phòng cho thiết bị giao trễ, lỗi phát sinh | vài ngày |
Cộng lại khoảng một tuần là vừa đủ, hai tuần là thoải mái. Ít hơn một tuần thì bán thử bị cắt đầu tiên — và đó lại là bước bắt được nhiều lỗi nhất.
Trước khi cài, chuẩn bị bốn thứ
- Danh sách món hoặc hàng hoá với giá chốt. Quán nhiều mặt hàng nên làm trên file Excel để nhập một lần thay vì gõ từng món.
- Tuỳ chọn của từng món: size, mức đường, đá, topping, món thêm — thiếu thì nhân viên phải ghi tay.
- Danh sách nhân viên và ai được huỷ món, giảm giá, xem báo cáo.
- Thông tin thanh toán và thông tin xuất hoá đơn nếu quán thuộc diện hoá đơn điện tử.
Lịch hai tuần mẫu
| Ngày | Việc |
|---|---|
| Ngày 1–2 | Cài đặt, nhập thực đơn và sơ đồ bàn, tạo tài khoản nhân viên |
| Ngày 3 | Kết nối máy in, thử in bill và phiếu bếp, thử thanh toán QR |
| Ngày 4–5 | Chủ quán tự bấm thử, sửa món thiếu giá, thiếu tuỳ chọn |
| Ngày 6 | Đào tạo nhân viên một buổi |
| Ngày 7–9 | Bán thử nội bộ, sửa quy trình |
| Ngày 10–13 | Dự phòng; cài khuyến mãi khai trương |
| Ngày 14 | Khai trương |
Dùng thử có kịp không
Ordersys cho dùng thử miễn phí 7 ngày. Nếu bắt đầu dùng thử khoảng một tuần trước khai trương thì thời gian thử trùng đúng giai đoạn đào tạo và bán thử — tức là quán thử phần mềm trong điều kiện gần giống ngày thật, chứ không phải bấm chơi khi quán còn chưa có món. Đội triển khai cài đặt và nhập sẵn dữ liệu, không thu phí triển khai.
Ba câu hỏi nên hỏi bên cung cấp trước khi ký
- Ai nhập dữ liệu ban đầu, và có tính phí không?
- Mất mạng thì còn bán được không? Xem mất mạng, mất điện thì quán vẫn bán được không.
- Ngày khai trương có người hỗ trợ trực không?
Xem trọn lịch chuẩn bị: checklist 30 ngày trước khai trương và ngày khai trương: chuẩn bị gì để quầy không bị tắc.
Staff take orders on their phones, the kitchen gets them instantly, guests order and pay by QR, owners see revenue remotely.
Other news
Managing tips for karaoke room servers: recording and sharing them transparently
Karaoke guests tip in cash, by adding to the bill or by overpaying a transfer. The last two pass through the venue's fund, and if nobody records them, suspicion follows. Three kinds of tips and where the money sits, individual or pooled tips, recording tips at payment, and paying them out at shift end transparently.
Duplicate customers in your list: how to merge them without losing history
One customer with three profiles means points split three ways, never reaching a higher tier, and reports counting them as new customers. Five sources of duplicates, the signs to look for, how to merge while keeping purchase history and loyalty points, and counter habits that stop duplicates from the start.
Booking deposits for nail salons in peak season: who to ask, what to say, where the money goes
In peak season, every missed booking wastes a prime time slot of your best technician. Which bookings need a deposit and which do not, three things to say when you take one, which technician it holds, and how the deposit moves through the software so the cash fund still matches at the end of the day.
QR digital menu: change prices and hide sold-out dishes without reprinting
A QR menu can change right away without reprinting, but you need the right switch. Three ways to stop customers ordering a dish by QR, whether a price change affects dishes already ordered, what the kitchen's Sold out button really does, and a three-step routine for busy hours.
Tracking spa appointment status: arrived, late or cancelled
The hard part of spa appointments is not writing them down but knowing what state each one is in right now. Six statuses and what reception should do at each, how to handle no-shows, and how to cancel and undo bookings while deposits still match the cash book.
Transferring a billiard table: keep time played and items ordered, charge each table correctly
Guests switching tables mid-session is routine at a billiard hall. Press Transfer table and the time played closes at the old table's price, further time runs at the new table's price, and ordered items travel with the bill. This article shows how the bill looks, when a transfer is not possible and where the owner can review it.
Pharmacy and grocery software: barcodes, expiry dates, fast selling
Pharmacies and grocery shops struggle the same way: many items, small values, a customer waiting, and stock with expiry dates. Barcode selling, lot and expiry travelling with the goods from receipt, case-to-box conversion, stock levels — and one point pharmacies should ask about before choosing software.
Paying part-time staff by the hour in restaurants and coffee shops
Monthly salary does not fit part-timers on four or five-hour shifts with a roster that changes weekly. The four things to set up properly — shifts, attendance, the hourly rate, the closing cycle — and why worked hours must come from attendance rather than from the roster.
Massage shops: booking rooms, beds and therapists without overlaps
Two customers on one bed is the kind of mistake that loses guests quietly. The three sources of overlap in a massage shop, how the software blocks bed conflicts using start time plus duration and a buffer on both sides, what the machine guards and what people still have to, and four rules to agree on before switching on.
