Có hai kiểu sai phổ biến: cài phần mềm hôm trước khai trương — nhân viên chưa bấm quen, thực đơn còn thiếu — và cài từ hai tháng trước rồi để đó, tới ngày mở quán thì giá đã đổi, người đã quên. Khoảng hợp lý là 7 đến 14 ngày.
Vì sao 7 đến 14 ngày
| Việc | Cần bao lâu |
|---|---|
| Nhập thực đơn, tuỳ chọn, sơ đồ bàn | 1–2 ngày (nhiều hơn nếu hàng hoá lớn) |
| Kết nối máy in bill, máy in bếp, thanh toán QR | 1 ngày |
| Đào tạo nhân viên | 1 buổi |
| Bán thử nội bộ và sửa chỗ vướng | 2–3 ngày |
| Dự phòng cho thiết bị giao trễ, lỗi phát sinh | vài ngày |
Cộng lại khoảng một tuần là vừa đủ, hai tuần là thoải mái. Ít hơn một tuần thì bán thử bị cắt đầu tiên — và đó lại là bước bắt được nhiều lỗi nhất.
Trước khi cài, chuẩn bị bốn thứ
- Danh sách món hoặc hàng hoá với giá chốt. Quán nhiều mặt hàng nên làm trên file Excel để nhập một lần thay vì gõ từng món.
- Tuỳ chọn của từng món: size, mức đường, đá, topping, món thêm — thiếu thì nhân viên phải ghi tay.
- Danh sách nhân viên và ai được huỷ món, giảm giá, xem báo cáo.
- Thông tin thanh toán và thông tin xuất hoá đơn nếu quán thuộc diện hoá đơn điện tử.
Lịch hai tuần mẫu
| Ngày | Việc |
|---|---|
| Ngày 1–2 | Cài đặt, nhập thực đơn và sơ đồ bàn, tạo tài khoản nhân viên |
| Ngày 3 | Kết nối máy in, thử in bill và phiếu bếp, thử thanh toán QR |
| Ngày 4–5 | Chủ quán tự bấm thử, sửa món thiếu giá, thiếu tuỳ chọn |
| Ngày 6 | Đào tạo nhân viên một buổi |
| Ngày 7–9 | Bán thử nội bộ, sửa quy trình |
| Ngày 10–13 | Dự phòng; cài khuyến mãi khai trương |
| Ngày 14 | Khai trương |
Dùng thử có kịp không
Ordersys cho dùng thử miễn phí 7 ngày. Nếu bắt đầu dùng thử khoảng một tuần trước khai trương thì thời gian thử trùng đúng giai đoạn đào tạo và bán thử — tức là quán thử phần mềm trong điều kiện gần giống ngày thật, chứ không phải bấm chơi khi quán còn chưa có món. Đội triển khai cài đặt và nhập sẵn dữ liệu, không thu phí triển khai.
Ba câu hỏi nên hỏi bên cung cấp trước khi ký
- Ai nhập dữ liệu ban đầu, và có tính phí không?
- Mất mạng thì còn bán được không? Xem mất mạng, mất điện thì quán vẫn bán được không.
- Ngày khai trương có người hỗ trợ trực không?
Xem trọn lịch chuẩn bị: checklist 30 ngày trước khai trương và ngày khai trương: chuẩn bị gì để quầy không bị tắc.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
Tiệm nail mùa cuối năm: quản lý lịch dày và thợ thời vụ
Cận Tết ghế kín cả ngày và tiệm phải nhận thêm thợ thời vụ: ba việc nên chốt trước khi vào mùa — tài khoản riêng kèm giới hạn quyền cho thợ mới, bảng giá tách rõ phần làm thêm, và biết lúc nào ngừng nhận để lịch không trễ dây chuyền.
Quán ăn gia đình: menu đa dạng, phục vụ nhiều bàn cùng lúc
Một bàn nhiều thế hệ thì menu phải rộng: cách chia nhóm món theo kiểu khách gọi, ghi chú khẩu vị cho bếp, ghép và tách bàn cuối tuần đông, và cách cắt bớt món ít gọi mỗi tháng.
Quán cơm văn phòng: bán theo suất, nhận đặt trước theo nhóm
Ba nguồn đơn của quán cơm trưa và cách xử lý khác nhau, chốt số suất từ tối hôm trước, bốn thứ phải chốt khi nhận đơn công ty, và cách cắt bớt thao tác trong 90 phút cao điểm.
Phần mềm quản lý bida gồm những gì? Tính giờ, đèn bàn, ghi điểm, báo cáo
Phần mềm quản lý bida đúng nghĩa gồm năm phần: tính giờ từng bàn, bật tắt đèn bàn, ghi điểm tại bàn, gọi đồ vào bàn, và báo cáo chống thất thoát — tất cả trên một hệ thống.
Nhà hàng chay: quản lý thực đơn theo mùa và nguyên liệu tươi
Quán chay khó ở hai chỗ: nguyên liệu tươi hạn ngắn và khách lên xuống theo ngày rằm, mùng một. Chia thực đơn thành món trụ và món theo mùa, khai định lượng để nhập đúng lượng rau củ, tính giá vốn từng món để biết món nào thật sự lời.
Quán trà sữa nhiều topping: quản lý định lượng và giá thế nào
Topping làm doanh thu trà sữa tăng nhưng cũng dễ thất thoát nhất. Biến mỗi topping thành nút bấm để tính đủ tiền, định lượng từng loại để không hao, in tem ly để pha và giao đúng, tính giá vốn gồm topping để biết ly nào thật sự lời.
