Có hai kiểu sai phổ biến: cài phần mềm hôm trước khai trương — nhân viên chưa bấm quen, thực đơn còn thiếu — và cài từ hai tháng trước rồi để đó, tới ngày mở quán thì giá đã đổi, người đã quên. Khoảng hợp lý là 7 đến 14 ngày.
Vì sao 7 đến 14 ngày
| Việc | Cần bao lâu |
|---|---|
| Nhập thực đơn, tuỳ chọn, sơ đồ bàn | 1–2 ngày (nhiều hơn nếu hàng hoá lớn) |
| Kết nối máy in bill, máy in bếp, thanh toán QR | 1 ngày |
| Đào tạo nhân viên | 1 buổi |
| Bán thử nội bộ và sửa chỗ vướng | 2–3 ngày |
| Dự phòng cho thiết bị giao trễ, lỗi phát sinh | vài ngày |
Cộng lại khoảng một tuần là vừa đủ, hai tuần là thoải mái. Ít hơn một tuần thì bán thử bị cắt đầu tiên — và đó lại là bước bắt được nhiều lỗi nhất.
Trước khi cài, chuẩn bị bốn thứ
- Danh sách món hoặc hàng hoá với giá chốt. Quán nhiều mặt hàng nên làm trên file Excel để nhập một lần thay vì gõ từng món.
- Tuỳ chọn của từng món: size, mức đường, đá, topping, món thêm — thiếu thì nhân viên phải ghi tay.
- Danh sách nhân viên và ai được huỷ món, giảm giá, xem báo cáo.
- Thông tin thanh toán và thông tin xuất hoá đơn nếu quán thuộc diện hoá đơn điện tử.
Lịch hai tuần mẫu
| Ngày | Việc |
|---|---|
| Ngày 1–2 | Cài đặt, nhập thực đơn và sơ đồ bàn, tạo tài khoản nhân viên |
| Ngày 3 | Kết nối máy in, thử in bill và phiếu bếp, thử thanh toán QR |
| Ngày 4–5 | Chủ quán tự bấm thử, sửa món thiếu giá, thiếu tuỳ chọn |
| Ngày 6 | Đào tạo nhân viên một buổi |
| Ngày 7–9 | Bán thử nội bộ, sửa quy trình |
| Ngày 10–13 | Dự phòng; cài khuyến mãi khai trương |
| Ngày 14 | Khai trương |
Dùng thử có kịp không
Ordersys cho dùng thử miễn phí 7 ngày. Nếu bắt đầu dùng thử khoảng một tuần trước khai trương thì thời gian thử trùng đúng giai đoạn đào tạo và bán thử — tức là quán thử phần mềm trong điều kiện gần giống ngày thật, chứ không phải bấm chơi khi quán còn chưa có món. Đội triển khai cài đặt và nhập sẵn dữ liệu, không thu phí triển khai.
Ba câu hỏi nên hỏi bên cung cấp trước khi ký
- Ai nhập dữ liệu ban đầu, và có tính phí không?
- Mất mạng thì còn bán được không? Xem mất mạng, mất điện thì quán vẫn bán được không.
- Ngày khai trương có người hỗ trợ trực không?
Xem trọn lịch chuẩn bị: checklist 30 ngày trước khai trương và ngày khai trương: chuẩn bị gì để quầy không bị tắc.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Khách bị trùng trong danh sách: gộp lại thế nào cho khỏi mất lịch sử
Một khách ba hồ sơ thì điểm chia ba nơi, mãi không lên hạng, báo cáo đếm thành khách mới. Năm nguồn sinh ra trùng, dấu hiệu nhận ra, cách gộp giữ lịch sử mua và điểm tích luỹ, và thói quen ở quầy để chặn trùng từ đầu.
Đặt cọc giữ lịch tiệm nail dịp cao điểm: xin cọc ai, nói gì, cọc đi đâu
Mùa cao điểm, mỗi lịch khách bỏ là mất trọn khung giờ đẹp của thợ giỏi nhất. Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần, ba điều phải nói lúc nhận cọc, cọc gắn với thợ nào, và khoản cọc đi qua phần mềm ra sao để cuối ngày quỹ vẫn khớp.
Thực đơn điện tử QR: đổi giá và tạm ẩn món hết mà không phải in lại
Thực đơn QR đổi được ngay mà không phải in lại, nhưng phải dùng đúng công tắc. Ba cách để khách không gọi được một món qua QR, đổi giá thì món đã gọi có đổi theo không, nút Hết món ở bếp thực ra làm gì, và quy trình ba bước cho giờ đông.
Theo dõi trạng thái lịch hẹn spa: khách đã đến, trễ giờ hay đã huỷ
Khó nhất của lịch hẹn spa không phải là ghi xuống, mà là biết mỗi lịch đang ở tình trạng nào ngay lúc này. Sáu trạng thái và việc lễ tân cần làm ở từng trạng thái, cách xử lý khách không tới, huỷ và hoàn tác lịch mà tiền cọc vẫn khớp sổ quỹ.
Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn
Khách đổi bàn giữa chừng là chuyện thường ở quán bida. Bấm Chuyển bàn thì giờ đã chơi được chốt theo giá bàn cũ, giờ tiếp theo tính theo giá bàn mới, đồ đã gọi đi theo hoá đơn. Bài này nói rõ hoá đơn hiện ra thế nào, khi nào không chuyển được và chủ quán xem lại ở đâu.
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
Tính lương part-time theo giờ cho quán ăn, quán cà phê
Part-time ca bốn năm tiếng, lịch đổi theo tuần thì lương tháng không áp được. Bốn thứ cần khai đúng — ca, chấm công, đơn giá giờ, kỳ chốt — và vì sao giờ công phải lấy từ chấm công chứ không lấy từ lịch ca.
Quán massage xếp phòng, giường và kỹ thuật viên không trùng giờ
Hai khách cùng một giường là lỗi làm mất khách êm ru. Ba nguồn gây trùng ở quán massage, cách phần mềm chặn trùng theo giường bằng giờ bắt đầu cộng thời lượng và khoảng đệm hai phía, phần nào máy canh — phần nào người vẫn phải canh, và bốn quy ước nên chốt trước khi bật.
