Phần lớn quán mới không trễ khai trương vì thiếu tiền, mà vì dồn hết việc vào tuần cuối: giấy tờ chưa xong, thực đơn chưa chốt giá, máy in chưa về, nhân viên chưa bấm thử lần nào. Bảng dưới chia 30 ngày thành sáu mốc, việc nào phải xong trước thì đặt trước.
Sáu mốc trong 30 ngày
| Mốc | Việc phải xong | Vì sao phải xong lúc này |
|---|---|---|
| Còn 30 ngày | Đăng ký kinh doanh; hỏi giấy phép riêng của ngành (rượu, an toàn thực phẩm, phòng cháy) | Giấy tờ phụ thuộc cơ quan nhà nước, không đẩy nhanh được |
| Còn 21 ngày | Chốt thực đơn và giá bán; đặt máy tính tiền, máy in bill, máy in bếp hoặc máy in tem | Thiết bị cần vài ngày để giao; giá phải chốt trước khi nhập vào phần mềm |
| Còn 14 ngày | Cài phần mềm, nhập thực đơn, dựng sơ đồ bàn, tạo tài khoản cho từng nhân viên | Nhập xong mới phát hiện được món thiếu giá, thiếu tuỳ chọn |
| Còn 7 ngày | Đào tạo nhân viên; bán thử nội bộ một buổi như ngày thật | Đủ thời gian sửa những chỗ bấm vướng |
| Còn 3 ngày | In thử bill, thử thanh toán QR, thử báo bếp; thử rút mạng xem còn bán được không | Lỗi thiết bị thường chỉ lộ ra khi chạy thật |
| Còn 1 ngày | Chuẩn bị tiền lẻ đầu ca, giấy in dự phòng, phân vai từng người | Sáng khai trương không còn thời gian cho việc nhỏ |
Còn 30 ngày: giấy tờ đi trước
Từ 01/7/2025, hộ kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt quán (Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Quán có bán rượu từ 5,5 độ trở lên thì cần thêm giấy phép bán lẻ rượu; từ cùng mốc này thẩm quyền cấp cũng chuyển về UBND cấp xã (Nghị định 139/2025/NĐ-CP).
Còn 21 ngày: chốt giá trước khi nhập máy
Nhiều quán nhập thực đơn với giá "tạm", đến lúc bán mới sửa, và báo cáo tuần đầu lệch hết. Tính giá vốn từng món trước rồi mới đặt giá bán — dùng công cụ giá vốn món ăn cho nhanh.
Thiết bị tối thiểu: một máy bán (máy tính, máy POS hoặc máy tính bảng), một máy in bill. Quán có bếp riêng thì thêm máy in bếp; quán trà sữa bán mang đi nhiều thì cân nhắc máy in tem dán ly.
Còn 14 ngày: cài và nhập dữ liệu
- Thực đơn: tên món, giá, nhóm món, tuỳ chọn (size, mức đường, topping, món thêm).
- Sơ đồ bàn nếu có chỗ ngồi.
- Tài khoản riêng cho từng nhân viên — không dùng chung một tài khoản, nếu không sau này không biết ai huỷ món, ai giảm giá.
- Phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, QR.
Còn 7 ngày: bán thử như ngày thật
Mời người quen tới, cho nhân viên gọi món, báo bếp, tính tiền đúng quy trình. Một buổi bán thử lộ ra những thứ không ai nghĩ tới lúc ngồi cài đặt: món thiếu tuỳ chọn, máy in bếp đặt quá xa, nhân viên không biết tách bàn. Xem thêm đào tạo nhân viên dùng phần mềm trong một buổi.
Còn 3 ngày: thử những thứ hay hỏng
- Thanh toán QR: chuyển thử một khoản nhỏ, xem tiền về đúng tài khoản và phần mềm ghi nhận đúng.
- Mất mạng: rút dây mạng xem còn bán được không — chi tiết ở mất mạng, mất điện thì quán vẫn bán được không.
- Giấy in: in liên tục vài chục bill xem máy có kẹt không.
Ordersys giúp phần nào
Đội triển khai của Ordersys cài đặt và nhập sẵn dữ liệu cho quán, không thu phí triển khai; quán được dùng thử miễn phí 7 ngày — đủ để khớp đúng mốc bán thử và thử thiết bị trong bảng trên.
Đọc tiếp: ngày khai trương: chuẩn bị gì để quầy không bị tắc và cài phần mềm bán hàng trước khai trương bao lâu.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Khách bị trùng trong danh sách: gộp lại thế nào cho khỏi mất lịch sử
Một khách ba hồ sơ thì điểm chia ba nơi, mãi không lên hạng, báo cáo đếm thành khách mới. Năm nguồn sinh ra trùng, dấu hiệu nhận ra, cách gộp giữ lịch sử mua và điểm tích luỹ, và thói quen ở quầy để chặn trùng từ đầu.
Đặt cọc giữ lịch tiệm nail dịp cao điểm: xin cọc ai, nói gì, cọc đi đâu
Mùa cao điểm, mỗi lịch khách bỏ là mất trọn khung giờ đẹp của thợ giỏi nhất. Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần, ba điều phải nói lúc nhận cọc, cọc gắn với thợ nào, và khoản cọc đi qua phần mềm ra sao để cuối ngày quỹ vẫn khớp.
Thực đơn điện tử QR: đổi giá và tạm ẩn món hết mà không phải in lại
Thực đơn QR đổi được ngay mà không phải in lại, nhưng phải dùng đúng công tắc. Ba cách để khách không gọi được một món qua QR, đổi giá thì món đã gọi có đổi theo không, nút Hết món ở bếp thực ra làm gì, và quy trình ba bước cho giờ đông.
Theo dõi trạng thái lịch hẹn spa: khách đã đến, trễ giờ hay đã huỷ
Khó nhất của lịch hẹn spa không phải là ghi xuống, mà là biết mỗi lịch đang ở tình trạng nào ngay lúc này. Sáu trạng thái và việc lễ tân cần làm ở từng trạng thái, cách xử lý khách không tới, huỷ và hoàn tác lịch mà tiền cọc vẫn khớp sổ quỹ.
Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn
Khách đổi bàn giữa chừng là chuyện thường ở quán bida. Bấm Chuyển bàn thì giờ đã chơi được chốt theo giá bàn cũ, giờ tiếp theo tính theo giá bàn mới, đồ đã gọi đi theo hoá đơn. Bài này nói rõ hoá đơn hiện ra thế nào, khi nào không chuyển được và chủ quán xem lại ở đâu.
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
Tính lương part-time theo giờ cho quán ăn, quán cà phê
Part-time ca bốn năm tiếng, lịch đổi theo tuần thì lương tháng không áp được. Bốn thứ cần khai đúng — ca, chấm công, đơn giá giờ, kỳ chốt — và vì sao giờ công phải lấy từ chấm công chứ không lấy từ lịch ca.
Quán massage xếp phòng, giường và kỹ thuật viên không trùng giờ
Hai khách cùng một giường là lỗi làm mất khách êm ru. Ba nguồn gây trùng ở quán massage, cách phần mềm chặn trùng theo giường bằng giờ bắt đầu cộng thời lượng và khoảng đệm hai phía, phần nào máy canh — phần nào người vẫn phải canh, và bốn quy ước nên chốt trước khi bật.
