Salon tóc có một đặc thù mà phần mềm bán hàng thông thường không xử lý được: doanh thu gắn với người thợ, không gắn với món hàng. Khách đến vì thợ chứ không vì salon. Phần mềm nào không nhìn ra điều đó thì dùng vài tháng là bỏ.
Bốn nhóm tính năng thật sự cần
1. Đặt lịch theo thợ, không phải theo salon
- Khách chọn được thợ quen; lịch hiện theo từng thợ để không xếp chồng.
- Thời lượng khác nhau theo dịch vụ — cắt 30 phút, uốn 3 tiếng. Xếp chung một ô 1 tiếng là vỡ lịch cả ngày.
- Nhắc lịch tự động, giảm khách không đến — xem khách đặt lịch rồi không đến.
2. Hoa hồng thợ tính được nhiều kiểu
Đây là chỗ khác biệt lớn nhất so với cửa hàng bán lẻ. Một salon thường có cùng lúc: hoa hồng theo dịch vụ thợ làm, hoa hồng bán sản phẩm chăm sóc tóc, và phần chia cho người gội hoặc phụ tá. Phần mềm phải tách được ba nguồn này, nếu không cuối tháng vẫn phải tính tay. Cách tính xem ở bài cách tính hoa hồng cho thợ nail, tóc, spa.
3. Hồ sơ khách gắn với lịch sử làm tóc
- Lần trước nhuộm màu gì, công thức pha ra sao, dùng thuốc hãng nào.
- Tóc khách có bị hư tổn, dị ứng thuốc gì không.
- Ảnh trước và sau, có sự đồng ý của khách.
4. Kho thuốc và vật tư theo định lượng
Thuốc nhuộm, thuốc uốn dùng theo lượng chứ không theo cái. Phần mềm phải trừ kho theo định lượng mỗi lần làm, nếu không thì không bao giờ biết giá vốn thật của một lần nhuộm — xem quản lý kho mỹ phẩm và vật tư.
Ba thứ nghe hay nhưng ít dùng tới
| Tính năng | Thực tế ở salon |
|---|---|
| Ứng dụng riêng cho khách tải về | Khách cắt tóc một tháng một lần, không ai giữ app cho việc đó |
| Thẻ từ, thẻ cứng cho khách | Mất thẻ là mất luôn lịch sử. Dùng số điện thoại tiện hơn |
| Báo cáo quá nhiều biểu đồ | Chủ salon chỉ xem: hôm nay bao nhiêu khách, thợ nào làm bao nhiêu, tồn thuốc còn gì |
Năm câu nên hỏi trước khi mua
- Đặt lịch có tách theo từng thợ và theo thời lượng dịch vụ không?
- Hoa hồng có tách được dịch vụ, sản phẩm và phụ tá không?
- Có lưu công thức và ảnh theo từng khách không?
- Trừ kho theo định lượng được không?
- Dữ liệu khách của tôi xuất ra file được không?
Phần mềm quản lý salon và spa của Ordersys có đặt lịch theo thợ, hồ sơ khách kèm lịch sử dịch vụ, hoa hồng tách theo nguồn và kho vật tư theo định lượng.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
