Shop quần áo, giày dép khác tạp hoá ở một chỗ: một mẫu hàng là cả chục mặt hàng. Áo thun trơn có 3 màu × 5 size là 15 thứ khác nhau trên kệ. Ghi sổ "áo thun trơn còn 40 cái" thì đúng tổng nhưng vô dụng — khách hỏi size L màu đen, chủ vẫn phải lục kho. Quản lý hàng theo size, màu là tách mỗi tổ hợp thành một mã riêng.
Mẫu hàng và biến thể: hai tầng
| Tầng | Ví dụ | Dùng để |
|---|---|---|
| Mẫu hàng | Áo thun cổ tròn cotton | Tên hiện trên hoá đơn, giá gốc, nhà cung cấp, nhóm hàng |
| Biến thể | Đen / L · Trắng / M · Be / XL… | Tồn kho, mã vạch, bán ra và kiểm kho |
Nhập mẫu một lần, chọn các màu và size có, phần mềm tự sinh đủ tổ hợp. Mỗi biến thể có mã SKU và mã vạch riêng — quét ở quầy là trừ đúng cái khách mua. Xem thêm mã vạch cho cửa hàng: tự in hay dùng mã nhà sản xuất.
Đặt mã SKU sao cho nhìn là hiểu
Quy tắc đơn giản nhất: mã mẫu – màu – size. Ví dụ AT01-DEN-L, AT01-TRA-M.
- Dùng chữ viết tắt cố định cho màu (DEN, TRA, BE, XAM…) — không lúc viết "den" lúc viết "đen".
- Size giữ đúng như trên nhãn (S, M, L, XL; hoặc 36, 37, 38 cho giày).
- Đừng nhét giá hay ngày nhập vào mã — giá đổi thì mã sai.
Bốn con số chỉ có khi tách size, màu
- Size nào bán chạy của từng mẫu. Nhiều shop nhập đều mỗi size một số như nhau, cuối mùa ôm cả đống S và XXL. Báo cáo theo biến thể cho biết lần sau nhập tỷ lệ bao nhiêu.
- Hàng "vỡ size". Mẫu còn 12 cái nhưng toàn size lẻ, không đủ bộ để trưng — đó là lúc xả giá, không phải lúc nhập thêm.
- Màu nào nằm im. Cùng một mẫu, màu be bán hết mà màu xám đứng 60 ngày — lần sau bỏ màu xám.
- Kiểm kho đúng. Đếm theo tổng thì hay khớp mà vẫn thiếu: mất một cái L đen, thừa một cái M trắng do bán nhầm mã. Xem kiểm kho cửa hàng: 5 bước và vì sao số hay lệch.
Khách đổi size: làm trên máy, đừng làm miệng
Khách mang áo size M quay lại đổi L. Nếu chỉ đổi tay ngoài quầy, tồn M và L trên máy đều sai từ lúc đó. Làm phiếu đổi hàng trên phần mềm: nhập lại M, xuất L, chênh giá (nếu có) thu thêm hoặc trả lại — hai con số tồn cùng đúng.
Có nhiều cửa hàng thì sao
Cửa hàng A hết L đen, cửa hàng B còn 4 cái. Khi tồn tách theo biến thể và theo chi nhánh, nhân viên tra được ngay và làm phiếu chuyển kho thay vì báo khách hết hàng. Xem quản lý nhiều cửa hàng: xem số liệu nào.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm bán lẻ Ordersys quản lý hàng theo thuộc tính size, màu, chất liệu; mỗi biến thể có SKU và mã vạch riêng, tồn kho riêng, cảnh báo tồn tối thiểu và chuyển kho giữa chi nhánh. Xem phần mềm quản lý bán lẻ Ordersys — dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc tiếp: tồn tối thiểu: khi nào phải nhập hàng lại.
Sell by barcode, track stock across units, manage debts and see profit every day.
Other news
Selling set menus and meal combos in a restaurant: setting them up so the kitchen, stock and counter agree
Set up a set as an ordinary dish and the kitchen does not know what "Set B" contains, stock does not deduct ingredients, and swaps are edited by hand at the counter. How a set menu differs from a combo, how to set up dish groups, default dishes and extra charges, and what the kitchen, the bill and stock see when a combo is sold.
Unit of measure conversion: buy by the case, sell single items and keep stock accurate
When the stock book counts cases and the counter counts pieces, the two numbers cannot be compared at month end. Three ways of setting up items that throw stock off, how to set up unit conversion in the software, receiving by the case while stock counts in cans, and a few rules worth agreeing on in the stockroom.
Fingerprint time clock connected to software: hours go straight into payroll
A fingerprint device stops buddy punching, but it only records punch times. What the device does and what needs HR software, four steps from a finger on the scanner to a payslip, five things to do before buying a device, and how to handle a finger the device will not recognise.
Coffee shop shift handover: closing the shift, reconciling cash and taking over cleanly
A rushed handover of one sentence, "there's about two million in the drawer", means that when the cash is short at night nobody knows which shift it came from. Three things to settle at handover, five steps to close and open a shift in the software, what the shift details show the owner, and a few rules worth posting at the counter.
Revenue reports by stylist at a hair salon: how to read them fairly
A revenue-by-stylist table is easily read as a ranking, yet stylists on the evening shift, those taking colouring and perming, or shampoo assistants have very different numbers. Where the data comes from, which column answers which question, how to compare fairly, and using the report to finalise commission, assign customers and train staff.
Showing the running total for a billiards table in play: give customers the right number before checkout
When customers ask "how much are we at?" and staff do the sum in their head, the bill at payment often differs and arguments follow. Two ways to see the running total in the software, what the provisional invoice includes, when the number still changes, pausing with a trail, and logging items added after an interim print.
Managing tips for karaoke room servers: recording and sharing them transparently
Karaoke guests tip in cash, by adding to the bill or by overpaying a transfer. The last two pass through the venue's fund, and if nobody records them, suspicion follows. Three kinds of tips and where the money sits, individual or pooled tips, recording tips at payment, and paying them out at shift end transparently.
Duplicate customers in your list: how to merge them without losing history
One customer with three profiles means points split three ways, never reaching a higher tier, and reports counting them as new customers. Five sources of duplicates, the signs to look for, how to merge while keeping purchase history and loyalty points, and counter habits that stop duplicates from the start.
Booking deposits for nail salons in peak season: who to ask, what to say, where the money goes
In peak season, every missed booking wastes a prime time slot of your best technician. Which bookings need a deposit and which do not, three things to say when you take one, which technician it holds, and how the deposit moves through the software so the cash fund still matches at the end of the day.
