Lịch spa khó hơn lịch cắt tóc vì mỗi dịch vụ chiếm hai thứ cùng lúc: một giường (hoặc phòng) và một kỹ thuật viên. Còn giường mà hết người làm, hoặc còn người mà hết giường, thì khách vẫn phải chờ. Xếp lịch đúng là nhìn được cả hai cùng lúc trên một màn hình.
Mỗi lịch hẹn cần đủ năm thông tin
| Thông tin | Vì sao cần |
|---|---|
| Dịch vụ | Quyết định thời lượng và loại giường, phòng |
| Thời lượng + thời gian dọn | Thay khăn, vệ sinh máy 10–15 phút; không tính là lịch sau dồn trễ cả buổi |
| Giường hoặc phòng | Phòng có máy (triệt lông, điện di) chỉ nhận đúng loại dịch vụ đó |
| Kỹ thuật viên | Không phải ai cũng làm được mọi dịch vụ; khách quen hay chọn người quen |
| Khách | Mở được hồ sơ, liệu trình đang theo trước khi khách tới |
Thời lượng tham khảo
| Dịch vụ | Thời lượng | Ghi chú xếp lịch |
|---|---|---|
| Chăm sóc da cơ bản | 60–75 phút | Giường thường |
| Trị mụn chuyên sâu | 75–90 phút | Nên gán cùng KTV các buổi trong liệu trình |
| Gội đầu dưỡng sinh | 45–60 phút | Giường gội riêng |
| Massage body | 60–90 phút | Phòng kín |
| Triệt lông một vùng | 20–40 phút | Chỉ phòng có máy |
Số trên là mức hay gặp; mỗi spa nên đo lại thời lượng thật của mình sau vài tuần.
Bốn nguyên tắc xếp lịch
- Chặn theo cả giường lẫn KTV. Nhận lịch chỉ khi còn trống cả hai trong cùng khung giờ.
- Phòng máy ưu tiên dịch vụ máy. Đừng xếp massage vào phòng triệt lông lúc vắng rồi cả buổi chiều thiếu phòng.
- Khách liệu trình giữ cùng KTV. Người làm buổi trước biết da khách phản ứng thế nào.
- Chừa chỗ cho khách vãng lai ở khung giờ hay có khách ghé ngang, thay vì xếp kín từ sáng.
Khách đến trễ, huỷ, không đến
Nhắc hẹn trước một giờ qua Zalo giảm hẳn khách quên. Khách không đến thì giường và KTV trống ngay — lịch trên màn hình phải thấy được để nhận khách khác. Xem khách đặt lịch spa rồi không đến: mất bao nhiêu và cách giảm và spa nhận đặt lịch qua QR.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý spa Ordersys xếp lịch theo phòng, giường và kỹ thuật viên trên cùng một màn hình, khách đặt lịch online theo giờ trống, nhắc hẹn qua Zalo, và mở liệu trình của khách ngay trên lịch hẹn. Xem phần mềm quản lý spa Ordersys.
Đọc tiếp: hồ sơ khách spa: lưu gì.
Manage appointments, session-based treatments, client records and technician commissions in one app.
Other news
Selling set menus and meal combos in a restaurant: setting them up so the kitchen, stock and counter agree
Set up a set as an ordinary dish and the kitchen does not know what "Set B" contains, stock does not deduct ingredients, and swaps are edited by hand at the counter. How a set menu differs from a combo, how to set up dish groups, default dishes and extra charges, and what the kitchen, the bill and stock see when a combo is sold.
Unit of measure conversion: buy by the case, sell single items and keep stock accurate
When the stock book counts cases and the counter counts pieces, the two numbers cannot be compared at month end. Three ways of setting up items that throw stock off, how to set up unit conversion in the software, receiving by the case while stock counts in cans, and a few rules worth agreeing on in the stockroom.
Fingerprint time clock connected to software: hours go straight into payroll
A fingerprint device stops buddy punching, but it only records punch times. What the device does and what needs HR software, four steps from a finger on the scanner to a payslip, five things to do before buying a device, and how to handle a finger the device will not recognise.
Coffee shop shift handover: closing the shift, reconciling cash and taking over cleanly
A rushed handover of one sentence, "there's about two million in the drawer", means that when the cash is short at night nobody knows which shift it came from. Three things to settle at handover, five steps to close and open a shift in the software, what the shift details show the owner, and a few rules worth posting at the counter.
Revenue reports by stylist at a hair salon: how to read them fairly
A revenue-by-stylist table is easily read as a ranking, yet stylists on the evening shift, those taking colouring and perming, or shampoo assistants have very different numbers. Where the data comes from, which column answers which question, how to compare fairly, and using the report to finalise commission, assign customers and train staff.
Showing the running total for a billiards table in play: give customers the right number before checkout
When customers ask "how much are we at?" and staff do the sum in their head, the bill at payment often differs and arguments follow. Two ways to see the running total in the software, what the provisional invoice includes, when the number still changes, pausing with a trail, and logging items added after an interim print.
Managing tips for karaoke room servers: recording and sharing them transparently
Karaoke guests tip in cash, by adding to the bill or by overpaying a transfer. The last two pass through the venue's fund, and if nobody records them, suspicion follows. Three kinds of tips and where the money sits, individual or pooled tips, recording tips at payment, and paying them out at shift end transparently.
Duplicate customers in your list: how to merge them without losing history
One customer with three profiles means points split three ways, never reaching a higher tier, and reports counting them as new customers. Five sources of duplicates, the signs to look for, how to merge while keeping purchase history and loyalty points, and counter habits that stop duplicates from the start.
Booking deposits for nail salons in peak season: who to ask, what to say, where the money goes
In peak season, every missed booking wastes a prime time slot of your best technician. Which bookings need a deposit and which do not, three things to say when you take one, which technician it holds, and how the deposit moves through the software so the cash fund still matches at the end of the day.
