Phần lớn quán mới không trễ khai trương vì thiếu tiền, mà vì dồn hết việc vào tuần cuối: giấy tờ chưa xong, thực đơn chưa chốt giá, máy in chưa về, nhân viên chưa bấm thử lần nào. Bảng dưới chia 30 ngày thành sáu mốc, việc nào phải xong trước thì đặt trước.
Sáu mốc trong 30 ngày
| Mốc | Việc phải xong | Vì sao phải xong lúc này |
|---|---|---|
| Còn 30 ngày | Đăng ký kinh doanh; hỏi giấy phép riêng của ngành (rượu, an toàn thực phẩm, phòng cháy) | Giấy tờ phụ thuộc cơ quan nhà nước, không đẩy nhanh được |
| Còn 21 ngày | Chốt thực đơn và giá bán; đặt máy tính tiền, máy in bill, máy in bếp hoặc máy in tem | Thiết bị cần vài ngày để giao; giá phải chốt trước khi nhập vào phần mềm |
| Còn 14 ngày | Cài phần mềm, nhập thực đơn, dựng sơ đồ bàn, tạo tài khoản cho từng nhân viên | Nhập xong mới phát hiện được món thiếu giá, thiếu tuỳ chọn |
| Còn 7 ngày | Đào tạo nhân viên; bán thử nội bộ một buổi như ngày thật | Đủ thời gian sửa những chỗ bấm vướng |
| Còn 3 ngày | In thử bill, thử thanh toán QR, thử báo bếp; thử rút mạng xem còn bán được không | Lỗi thiết bị thường chỉ lộ ra khi chạy thật |
| Còn 1 ngày | Chuẩn bị tiền lẻ đầu ca, giấy in dự phòng, phân vai từng người | Sáng khai trương không còn thời gian cho việc nhỏ |
Còn 30 ngày: giấy tờ đi trước
Từ 01/7/2025, hộ kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt quán (Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Quán có bán rượu từ 5,5 độ trở lên thì cần thêm giấy phép bán lẻ rượu; từ cùng mốc này thẩm quyền cấp cũng chuyển về UBND cấp xã (Nghị định 139/2025/NĐ-CP).
Còn 21 ngày: chốt giá trước khi nhập máy
Nhiều quán nhập thực đơn với giá "tạm", đến lúc bán mới sửa, và báo cáo tuần đầu lệch hết. Tính giá vốn từng món trước rồi mới đặt giá bán — dùng công cụ giá vốn món ăn cho nhanh.
Thiết bị tối thiểu: một máy bán (máy tính, máy POS hoặc máy tính bảng), một máy in bill. Quán có bếp riêng thì thêm máy in bếp; quán trà sữa bán mang đi nhiều thì cân nhắc máy in tem dán ly.
Còn 14 ngày: cài và nhập dữ liệu
- Thực đơn: tên món, giá, nhóm món, tuỳ chọn (size, mức đường, topping, món thêm).
- Sơ đồ bàn nếu có chỗ ngồi.
- Tài khoản riêng cho từng nhân viên — không dùng chung một tài khoản, nếu không sau này không biết ai huỷ món, ai giảm giá.
- Phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, QR.
Còn 7 ngày: bán thử như ngày thật
Mời người quen tới, cho nhân viên gọi món, báo bếp, tính tiền đúng quy trình. Một buổi bán thử lộ ra những thứ không ai nghĩ tới lúc ngồi cài đặt: món thiếu tuỳ chọn, máy in bếp đặt quá xa, nhân viên không biết tách bàn. Xem thêm đào tạo nhân viên dùng phần mềm trong một buổi.
Còn 3 ngày: thử những thứ hay hỏng
- Thanh toán QR: chuyển thử một khoản nhỏ, xem tiền về đúng tài khoản và phần mềm ghi nhận đúng.
- Mất mạng: rút dây mạng xem còn bán được không — chi tiết ở mất mạng, mất điện thì quán vẫn bán được không.
- Giấy in: in liên tục vài chục bill xem máy có kẹt không.
Ordersys giúp phần nào
Đội triển khai của Ordersys cài đặt và nhập sẵn dữ liệu cho quán, không thu phí triển khai; quán được dùng thử miễn phí 7 ngày — đủ để khớp đúng mốc bán thử và thử thiết bị trong bảng trên.
Đọc tiếp: ngày khai trương: chuẩn bị gì để quầy không bị tắc và cài phần mềm bán hàng trước khai trương bao lâu.
Ordersys has editions for restaurants and for retail stores: checkout, stock, reports and e-invoices, with on-site setup and training.
Other news
Managing tips for karaoke room servers: recording and sharing them transparently
Karaoke guests tip in cash, by adding to the bill or by overpaying a transfer. The last two pass through the venue's fund, and if nobody records them, suspicion follows. Three kinds of tips and where the money sits, individual or pooled tips, recording tips at payment, and paying them out at shift end transparently.
Duplicate customers in your list: how to merge them without losing history
One customer with three profiles means points split three ways, never reaching a higher tier, and reports counting them as new customers. Five sources of duplicates, the signs to look for, how to merge while keeping purchase history and loyalty points, and counter habits that stop duplicates from the start.
Booking deposits for nail salons in peak season: who to ask, what to say, where the money goes
In peak season, every missed booking wastes a prime time slot of your best technician. Which bookings need a deposit and which do not, three things to say when you take one, which technician it holds, and how the deposit moves through the software so the cash fund still matches at the end of the day.
QR digital menu: change prices and hide sold-out dishes without reprinting
A QR menu can change right away without reprinting, but you need the right switch. Three ways to stop customers ordering a dish by QR, whether a price change affects dishes already ordered, what the kitchen's Sold out button really does, and a three-step routine for busy hours.
Tracking spa appointment status: arrived, late or cancelled
The hard part of spa appointments is not writing them down but knowing what state each one is in right now. Six statuses and what reception should do at each, how to handle no-shows, and how to cancel and undo bookings while deposits still match the cash book.
Transferring a billiard table: keep time played and items ordered, charge each table correctly
Guests switching tables mid-session is routine at a billiard hall. Press Transfer table and the time played closes at the old table's price, further time runs at the new table's price, and ordered items travel with the bill. This article shows how the bill looks, when a transfer is not possible and where the owner can review it.
Pharmacy and grocery software: barcodes, expiry dates, fast selling
Pharmacies and grocery shops struggle the same way: many items, small values, a customer waiting, and stock with expiry dates. Barcode selling, lot and expiry travelling with the goods from receipt, case-to-box conversion, stock levels — and one point pharmacies should ask about before choosing software.
Paying part-time staff by the hour in restaurants and coffee shops
Monthly salary does not fit part-timers on four or five-hour shifts with a roster that changes weekly. The four things to set up properly — shifts, attendance, the hourly rate, the closing cycle — and why worked hours must come from attendance rather than from the roster.
Massage shops: booking rooms, beds and therapists without overlaps
Two customers on one bed is the kind of mistake that loses guests quietly. The three sources of overlap in a massage shop, how the software blocks bed conflicts using start time plus duration and a buffer on both sides, what the machine guards and what people still have to, and four rules to agree on before switching on.
