Khách spa quay lại vì cảm giác "ở đây người ta nhớ da mình". Nếu mỗi buổi KTV lại hỏi "da chị thuộc loại gì, có dị ứng gì không", khách hiểu ngay là không ai nhớ. Hồ sơ khách spa tốt là mở ra biết hết trước khi khách nằm lên giường.
Hồ sơ khách spa nên có gì
| Mục | Ghi gì |
|---|---|
| Thông tin liên hệ | Số điện thoại (dùng để mở hồ sơ), ngày sinh, kênh biết đến spa |
| Loại da, tình trạng | Da dầu/khô/hỗn hợp/nhạy cảm; mụn, nám, lỗ chân lông… ghi theo từng lần soi da |
| Dị ứng, chống chỉ định | Thành phần từng bị kích ứng, đang mang thai, đang dùng thuốc trị mụn — ghi nổi bật |
| Ảnh trước, sau | Chụp cùng góc, cùng đèn mỗi buổi để so tiến triển |
| Lịch sử dịch vụ | Ngày, dịch vụ, KTV, sản phẩm đã dùng, phản ứng sau buổi |
| Liệu trình đang theo | Gói nào, còn mấy buổi, buổi tới dự kiến ngày nào |
| Ghi chú sở thích | Thích phòng yên tĩnh, không thích nói chuyện, lực massage nhẹ… |
Ảnh trước sau: chụp thế nào cho so được
- Cùng một chỗ, cùng đèn, cùng khoảng cách mỗi buổi — khác đèn là ảnh "tiến bộ" giả.
- Chụp trước khi làm, không trang điểm.
- Xin đồng ý của khách, nói rõ ảnh chỉ lưu nội bộ. Muốn dùng làm quảng cáo thì hỏi riêng, bằng văn bản.
Hồ sơ thuộc về spa, không thuộc về KTV
Nhiều spa để KTV ghi vào sổ tay hoặc điện thoại riêng. KTV nghỉ là mất luôn lịch sử da của khách — và khách dễ đi theo KTV. Lưu trên phần mềm, phân quyền cho KTV xem khách của mình, chủ xem tất cả. Xem phân quyền nhân viên trên phần mềm.
Dùng hồ sơ để giữ khách
- Nhắc tái khám đúng hẹn theo liệu trình, không nhắc chung chung.
- Gợi ý đúng dịch vụ: khách da dầu có mụn thì gợi ý trị mụn, không mời gói chống lão hoá.
- Lọc khách lâu chưa quay lại theo loại dịch vụ họ hay làm.
- Chúc mừng sinh nhật kèm ưu đãi — xem hạng thành viên và ưu đãi sinh nhật cho spa.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý spa Ordersys lưu hồ sơ da kèm ảnh từng buổi, lịch sử dịch vụ và KTV đã làm, liệu trình còn bao nhiêu buổi; hồ sơ mở theo số điện thoại, có tích điểm, hạng thành viên và nhắc tái khám qua Zalo. Xem phần mềm quản lý spa Ordersys.
Đọc tiếp: quản lý gói liệu trình spa.
Manage appointments, session-based treatments, client records and technician commissions in one app.
Other news
Selling set menus and meal combos in a restaurant: setting them up so the kitchen, stock and counter agree
Set up a set as an ordinary dish and the kitchen does not know what "Set B" contains, stock does not deduct ingredients, and swaps are edited by hand at the counter. How a set menu differs from a combo, how to set up dish groups, default dishes and extra charges, and what the kitchen, the bill and stock see when a combo is sold.
Unit of measure conversion: buy by the case, sell single items and keep stock accurate
When the stock book counts cases and the counter counts pieces, the two numbers cannot be compared at month end. Three ways of setting up items that throw stock off, how to set up unit conversion in the software, receiving by the case while stock counts in cans, and a few rules worth agreeing on in the stockroom.
Fingerprint time clock connected to software: hours go straight into payroll
A fingerprint device stops buddy punching, but it only records punch times. What the device does and what needs HR software, four steps from a finger on the scanner to a payslip, five things to do before buying a device, and how to handle a finger the device will not recognise.
Coffee shop shift handover: closing the shift, reconciling cash and taking over cleanly
A rushed handover of one sentence, "there's about two million in the drawer", means that when the cash is short at night nobody knows which shift it came from. Three things to settle at handover, five steps to close and open a shift in the software, what the shift details show the owner, and a few rules worth posting at the counter.
Revenue reports by stylist at a hair salon: how to read them fairly
A revenue-by-stylist table is easily read as a ranking, yet stylists on the evening shift, those taking colouring and perming, or shampoo assistants have very different numbers. Where the data comes from, which column answers which question, how to compare fairly, and using the report to finalise commission, assign customers and train staff.
Showing the running total for a billiards table in play: give customers the right number before checkout
When customers ask "how much are we at?" and staff do the sum in their head, the bill at payment often differs and arguments follow. Two ways to see the running total in the software, what the provisional invoice includes, when the number still changes, pausing with a trail, and logging items added after an interim print.
Managing tips for karaoke room servers: recording and sharing them transparently
Karaoke guests tip in cash, by adding to the bill or by overpaying a transfer. The last two pass through the venue's fund, and if nobody records them, suspicion follows. Three kinds of tips and where the money sits, individual or pooled tips, recording tips at payment, and paying them out at shift end transparently.
Duplicate customers in your list: how to merge them without losing history
One customer with three profiles means points split three ways, never reaching a higher tier, and reports counting them as new customers. Five sources of duplicates, the signs to look for, how to merge while keeping purchase history and loyalty points, and counter habits that stop duplicates from the start.
Booking deposits for nail salons in peak season: who to ask, what to say, where the money goes
In peak season, every missed booking wastes a prime time slot of your best technician. Which bookings need a deposit and which do not, three things to say when you take one, which technician it holds, and how the deposit moves through the software so the cash fund still matches at the end of the day.
