Rất nhiều quán cà phê nhỏ do một người vừa làm chủ, vừa pha, vừa thu tiền, thuê thêm một bạn phục vụ giờ đông. Không ai rảnh để ghi sổ, đếm kho hay cộng doanh thu mỗi tối. Cách sống sót là giao cho máy những việc lặp lại và giữ cho mình những việc chỉ người làm được.
Việc nào để máy làm
| Việc | Làm tay mất | Để máy làm |
|---|---|---|
| Tính tiền, thối tiền | Nhẩm, dễ sai giờ đông | Bấm nút, khách quét VietQR đúng số tiền |
| Nhớ tuỳ chọn từng ly | Ghi giấy, dán tay | In tem ly tự động |
| Cộng doanh thu cuối ngày | 15–30 phút | Báo cáo sẵn, tách tiền mặt, chuyển khoản |
| Biết nguyên liệu còn bao nhiêu | Mở tủ đếm | Trừ kho theo công thức, báo sắp hết |
| Nhớ khách quen | Nhớ mặt | Tích điểm theo số điện thoại |
| Xem quán khi vắng mặt | Gọi điện hỏi | Xem doanh thu trên điện thoại |
Việc nào chủ quán phải tự làm
- Vị của món — đặt định lượng, thử lại mỗi tuần. Xem định lượng nguyên liệu quán cafe.
- Chọn món giữ, món bỏ — máy cho số, người quyết định. Xem cách lên menu quán cafe.
- Nói chuyện với khách quen — lý do lớn nhất khiến khách chọn quán nhỏ thay vì chuỗi.
Một ngày của quán một người
- Mở quán: mở ca trên máy, nhập tiền đầu ca, xem nguyên liệu nào báo sắp hết để gọi nhập.
- Giờ đông: bấm món, khách quét QR, tem in ra, pha theo tem. Không cầm tiền lẻ, không ghi giấy.
- Giờ vắng: nấu trân châu, ủ trà theo mẻ nhỏ; trả lời tin nhắn khách.
- Đóng quán: đếm tiền mặt, so với báo cáo ca, xem doanh thu ngày so với số ly hoà vốn — xem doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn.
Thuê thêm người: giao quyền vừa đủ
Khi có bạn phục vụ, cho tài khoản riêng: bán hàng được, nhưng không sửa giá, không xoá đơn đã thanh toán. Chủ xem được ai bán, ai huỷ, lúc nào. Xem phân quyền nhân viên trên phần mềm và cách quản lý quán cafe từ xa.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys chạy được trên một chiếc điện thoại cho quán nhỏ: bấm món với size, đường, topping, in tem ly, VietQR theo hoá đơn, trừ kho theo công thức, tích điểm khách, báo cáo xem từ xa. Quán lớn lên thì thêm máy, không phải đổi phần mềm. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Ghi công nợ nhà cung cấp khi nhập hàng: biết đang nợ ai, bao nhiêu, đến hạn khi nào
Mỗi lần nhập hàng chưa trả đủ là một khoản nợ riêng gắn với phiếu nhập, kèm số phiếu giao hàng và hạn trả. Trả dần mỗi lần một dòng có chứng từ, đầu tuần xem nợ sắp đến hạn, cuối tháng đối chiếu trong vài phút.
Bán gói combo nhiều buổi cho tiệm nail: gói gồm gì, trừ buổi thế nào cho khỏi cãi
Gói nail chỉ nên gồm dịch vụ gốc lặp lại, phần vẽ, đá, nối móng tính riêng mỗi lần. Nói rõ ba điều khi bán, trừ buổi ngay trên phiếu, tách tiền bán gói với giá trị buổi đã làm.
Báo cáo doanh thu theo ca và theo kỹ thuật viên ở quán massage: đọc để xếp người cho đúng
Đặt báo cáo chốt ca, báo cáo bán hàng theo khu phòng và báo cáo hoa hồng cạnh nhau để biết ca nào thiếu người, ca nào thừa, kỹ thuật viên nào nên đứng ca nào, rồi sửa lịch ca tuần sau.
Tách hoá đơn khi nhóm khách chung phòng karaoke muốn trả riêng
Hai nhóm hát chung một phòng, lúc về nhóm nào trả phần nhóm đó. Hỏi từ lúc mở phòng, ghi đồ gọi theo nhóm, tách hoá đơn trên máy bằng cách chọn món và số lượng, thống nhất trước ai trả tiền giờ phòng.
Thu thập đánh giá khách sau bữa ăn và xử lý phản hồi xấu trong ngày
Khách không vui hiếm khi nói tại quán mà lặng lẽ không quay lại. Hỏi ngay lúc khách vừa thanh toán, để khách chấm sao trong vài giây, xử lý đánh giá xấu trong ngày theo bốn bước và đọc theo tuần để thấy lỗi lặp lại.
Món bán chạy theo khung giờ: chuẩn bị bếp đúng lượng, bớt cảnh hết món giờ đông
Báo cáo tổng theo ngày không cho bếp biết trưa nay sơ chế bao nhiêu. Cách chia ngày thành khung giờ, chọn món chủ lực từng khung, đổi số phần ra nguyên liệu, chia mẻ theo ca và đọc đúng những món hết sớm.
Bán theo set menu và combo suất cho nhà hàng: khai sao cho bếp, kho và quầy cùng khớp
Khai set như một món thường thì bếp không biết "Set B" gồm gì, kho không trừ nguyên liệu, khách đổi món thì thu ngân sửa tay. Set menu khác combo ở đâu, cách khai nhóm món, món mặc định và giá cộng thêm, bếp, hoá đơn và kho thấy gì khi bán một combo.
Quy đổi đơn vị tính: mua theo thùng, bán lẻ từng cái mà kho vẫn khớp
Sổ kho ghi theo thùng, quầy bán theo cái thì cuối tháng hai con số không so được. Ba cách khai hay làm lệch kho, cách khai quy đổi đơn vị trên phần mềm, nhập theo thùng mà kho cộng theo lon, và vài quy ước nên thống nhất trong kho.
Máy chấm công vân tay kết nối phần mềm: công về thẳng bảng lương
Máy vân tay chặn được chuyện quét hộ, nhưng chỉ ghi giờ quẹt. Phần nào máy làm được, phần nào cần phần mềm nhân sự, bốn bước từ lần quẹt tay tới phiếu lương, năm việc nên làm trước khi mua máy và cách xử lý khi máy không nhận ngón tay.
