Rất nhiều quán cà phê nhỏ do một người vừa làm chủ, vừa pha, vừa thu tiền, thuê thêm một bạn phục vụ giờ đông. Không ai rảnh để ghi sổ, đếm kho hay cộng doanh thu mỗi tối. Cách sống sót là giao cho máy những việc lặp lại và giữ cho mình những việc chỉ người làm được.
Việc nào để máy làm
| Việc | Làm tay mất | Để máy làm |
|---|---|---|
| Tính tiền, thối tiền | Nhẩm, dễ sai giờ đông | Bấm nút, khách quét VietQR đúng số tiền |
| Nhớ tuỳ chọn từng ly | Ghi giấy, dán tay | In tem ly tự động |
| Cộng doanh thu cuối ngày | 15–30 phút | Báo cáo sẵn, tách tiền mặt, chuyển khoản |
| Biết nguyên liệu còn bao nhiêu | Mở tủ đếm | Trừ kho theo công thức, báo sắp hết |
| Nhớ khách quen | Nhớ mặt | Tích điểm theo số điện thoại |
| Xem quán khi vắng mặt | Gọi điện hỏi | Xem doanh thu trên điện thoại |
Việc nào chủ quán phải tự làm
- Vị của món — đặt định lượng, thử lại mỗi tuần. Xem định lượng nguyên liệu quán cafe.
- Chọn món giữ, món bỏ — máy cho số, người quyết định. Xem cách lên menu quán cafe.
- Nói chuyện với khách quen — lý do lớn nhất khiến khách chọn quán nhỏ thay vì chuỗi.
Một ngày của quán một người
- Mở quán: mở ca trên máy, nhập tiền đầu ca, xem nguyên liệu nào báo sắp hết để gọi nhập.
- Giờ đông: bấm món, khách quét QR, tem in ra, pha theo tem. Không cầm tiền lẻ, không ghi giấy.
- Giờ vắng: nấu trân châu, ủ trà theo mẻ nhỏ; trả lời tin nhắn khách.
- Đóng quán: đếm tiền mặt, so với báo cáo ca, xem doanh thu ngày so với số ly hoà vốn — xem doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn.
Thuê thêm người: giao quyền vừa đủ
Khi có bạn phục vụ, cho tài khoản riêng: bán hàng được, nhưng không sửa giá, không xoá đơn đã thanh toán. Chủ xem được ai bán, ai huỷ, lúc nào. Xem phân quyền nhân viên trên phần mềm và cách quản lý quán cafe từ xa.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys chạy được trên một chiếc điện thoại cho quán nhỏ: bấm món với size, đường, topping, in tem ly, VietQR theo hoá đơn, trừ kho theo công thức, tích điểm khách, báo cáo xem từ xa. Quán lớn lên thì thêm máy, không phải đổi phần mềm. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì? Ba cấu hình từ ít đến đủ
Ba cấu hình quầy bán hàng cho quán cà phê, thứ tự nên mua, điện thoại hay máy tính tiền, những thứ chưa cần mua ngay.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn? (có máy tính)
Công thức điểm hoà vốn cho quán cà phê, máy tính số ly và doanh thu hoà vốn mỗi ngày, cách đọc kết quả và bốn cách hạ điểm hoà vốn.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
Quản lý hàng theo size, màu cho shop quần áo, giày dép
Tách mẫu hàng và biến thể, đặt mã SKU dễ hiểu, bốn con số chỉ có khi tách size màu, đổi size trên máy và chuyển hàng giữa cửa hàng.
Tồn tối thiểu: khi nào phải nhập hàng lại (có máy tính điểm đặt hàng)
Công thức tồn tối thiểu từ lượng bán mỗi ngày, số ngày chờ hàng và số ngày dự phòng; máy tính điểm đặt hàng và ba lỗi hay gặp.
