Rất nhiều quán cà phê nhỏ do một người vừa làm chủ, vừa pha, vừa thu tiền, thuê thêm một bạn phục vụ giờ đông. Không ai rảnh để ghi sổ, đếm kho hay cộng doanh thu mỗi tối. Cách sống sót là giao cho máy những việc lặp lại và giữ cho mình những việc chỉ người làm được.
Việc nào để máy làm
| Việc | Làm tay mất | Để máy làm |
|---|---|---|
| Tính tiền, thối tiền | Nhẩm, dễ sai giờ đông | Bấm nút, khách quét VietQR đúng số tiền |
| Nhớ tuỳ chọn từng ly | Ghi giấy, dán tay | In tem ly tự động |
| Cộng doanh thu cuối ngày | 15–30 phút | Báo cáo sẵn, tách tiền mặt, chuyển khoản |
| Biết nguyên liệu còn bao nhiêu | Mở tủ đếm | Trừ kho theo công thức, báo sắp hết |
| Nhớ khách quen | Nhớ mặt | Tích điểm theo số điện thoại |
| Xem quán khi vắng mặt | Gọi điện hỏi | Xem doanh thu trên điện thoại |
Việc nào chủ quán phải tự làm
- Vị của món — đặt định lượng, thử lại mỗi tuần. Xem định lượng nguyên liệu quán cafe.
- Chọn món giữ, món bỏ — máy cho số, người quyết định. Xem cách lên menu quán cafe.
- Nói chuyện với khách quen — lý do lớn nhất khiến khách chọn quán nhỏ thay vì chuỗi.
Một ngày của quán một người
- Mở quán: mở ca trên máy, nhập tiền đầu ca, xem nguyên liệu nào báo sắp hết để gọi nhập.
- Giờ đông: bấm món, khách quét QR, tem in ra, pha theo tem. Không cầm tiền lẻ, không ghi giấy.
- Giờ vắng: nấu trân châu, ủ trà theo mẻ nhỏ; trả lời tin nhắn khách.
- Đóng quán: đếm tiền mặt, so với báo cáo ca, xem doanh thu ngày so với số ly hoà vốn — xem doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn.
Thuê thêm người: giao quyền vừa đủ
Khi có bạn phục vụ, cho tài khoản riêng: bán hàng được, nhưng không sửa giá, không xoá đơn đã thanh toán. Chủ xem được ai bán, ai huỷ, lúc nào. Xem phân quyền nhân viên trên phần mềm và cách quản lý quán cafe từ xa.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys chạy được trên một chiếc điện thoại cho quán nhỏ: bấm món với size, đường, topping, in tem ly, VietQR theo hoá đơn, trừ kho theo công thức, tích điểm khách, báo cáo xem từ xa. Quán lớn lên thì thêm máy, không phải đổi phần mềm. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào cho không thất thoát
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay xuống bếp ngay), huỷ món sau khi bếp đã nhận, bếp báo hết món, và bốn câu quán phải trả lời trước khi dán mã.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
